USE CASEユースケース

電話会議で地方のエンジニアやワーカーの生産性がアップ

近年、クラウドソーシングが普及し、地方で働くエンジニアやワーカーが増えてきています。働く場所を選べる時代になってきている今、課題とされるのが社内間、社外間のコミュニケーション。仕事の質や効率を上げるためには、スムーズなやり取りを心がけたいものです。 そこで今回、コミュニケーションツールとして最適だと考えられる「電話会議サービス」の活用事例を見ながらその実態に迫ってみたいと思います。

いまさら聞けない、電話会議の仕組みとは?

1対1の通話で使用される電話とは違い、3人以上の通話を可能にしたサービスが「電話会議」です。3か所以上の場所に電話回線を接続させ、同時に全員と対話ができる特徴を持ち合わせています。時間や場所を選ばず、会議に必要な参加者が電話を通じて気軽に参加することができ、迅速に情報共有・意思決定ができることが大きなポイントです。参加者のスケジュール調整や会議室を確保するなどの事前準備の手間を取り払うだけでなく、会議のための出張費用を抑えられ、移動による時間とコストの削減ができるのが「電話会議」ならではのメリットです。
また、インターネット回線を使ったWeb会議やSkypeによる会議は、通信状況によって速度が遅いと感じたり、つながらないというデメリットがありますが、電話会議は一般的な固定電話や携帯電話の回線を利用するため、反響音やノイズ、音の遅れが少なく、ストレスのないクリアで快適な会話ができることも魅力として上げられます。初期費用もかからず、スピーディかつ簡単に導入できる便利な会議サービスとして近年、話題となっています。

地方で働くエンジニアの「電話会議サービス」の活用事例

地方でエンジニアとして約2年過ごしてきたAさん。都内で8年間SEの仕事をし、もともと祖父母の家がある山口県に移住しました。それまで、Aさんの仕事は客先に常駐して依頼元のシステム開発をすることが多く、本社には報告のために週に1、2回ほど出勤するスタイルを取っていました。
地方に移住してきた当初も、仕事の依頼者への報告・連絡・相談はネットワーク環境が整っていれば、これまでの勤務スタイルに似た形でやっていけると考えており、地方でエンジニアをすることに不安はなかったそうです。
しかし、実際には、いちエンジニアとして仲介の依頼業者から指名され、システム開発先との間に立つことが多くなり、実務の進め方や開発コストの相談など、自分だけではジャッジできない問題を抱えることとなります。
そこで、役に立ったのが「電話会議サービス」。指示や依頼、相談などを迅速にできるようになり、依頼者、開発先との連携がスムーズに取れるようになりました。テレビ会議に比べ、圧倒的に低コストでスタートできることも魅力でした。
スマートフォンひとつで担当者同士、情報共有を行い、時には複数の外注先も合わせて全員で協議してスピーディーに開発を進めていける。どこでもつながる安心感に加え、グループで仕事を進めることで仕事の重圧を軽減でき、コミュニケーションツールの大切さを気づかせてくれたそうです。

Aさんが「電話会議サービス」を選んだ理由

そもそもAさんが単純に担当者間の通話ではなく「電話会議サービス」を選んだ背景には2つ理由があります。

1.運用費やシステム開発の進捗などをスマホで即断即決できること
規模の大きなプロジェクトの場合、個人で判断できないことが多くなっていきます。Aさんも開発状況を自分が主導していながら、複数のメンバーの意見をまとめるまでに時間がかかることに悩んでいましたが、関係者同士が同時に状況を把握し、解決策を共有できる電話会議サービスを利用することで、仕事の能率だけでなく、仕事における不安も取り除くことができたそうです。

2.重要なミーティングもセキュリティ対策万全
エンジニアの仕事は専門的なスキルが必要とされ、企業の根幹に関わるようなプロジェクトを任されることがあります。個人同士のやり取りでは過去にSkypeを使っていましたが、セキュリティやつながりやすさを考えた結果、電話会議を選択。顧客情報や企業の経営状況など、開発上どうしても触れなければならない機密情報も、電話会議なら安心。Aさんは高度なパスコード設定と、専任のオペレーターによる接続状況の徹底監視に惹かれ、安心してミーティングに臨めるようになりました。

電話会議サービスは、各会議参加者がパスコードを入手し、電話会議センターへ指定時間に接続すれば会議をスタートできます。固定電話やスマートフォンで操作ができ、スピーディで安全性を兼ね備えたシンプルなシステムと言えます。

地方ワーカーの強い味方になり得る電話会議

地方でネットを使って仕事ができるからといって、打ち合わせもネット会議上で気軽に行えると思ってしまうかもしれませんが、出張先や移動中などでは、必ずしも良好な通信環境が確保されているとは限りません。
どこでも安定してつながる電話回線は最も安定した通信手段で、音声が遅れたり、切れたりしないスムーズな会議を可能にしてくれます。さらに即断・即決が必要な場合は電話会議が便利であり、仕事の能率も上がるため、対応の速さから信頼という大きな財産を得られる可能性があります。
地方で働くエンジニアやワーカーのみなさん、電話会議を仕事の質を向上させるコミュニケーションツールとして考えてみてはいかがでしょうか。
地方に限らず、海外で働く人や都内でリモートワークを取り入れる人など、これから働くスタイルがさまざまな形で増えていくものと考えられます。どんな形であれ、コミュニケーションなしに仕事をすることは不可能であり、逆を言えばコミュニケーションの精度の高さが高品質な仕事、生産性の高い仕事へと繋がるはずです。ぜひ今回、電話会議をはじめ、さまざまな遠隔会議ツールを見直す機会に当ててみてください。

参考:電話会議サービス|コーラス・コール アジア

 

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