CCA REPORT遠隔コミュニケーションを知る

総務省のテレワーク(リモートワーク)事例から考える電話会議の導入メリット

2020.06.23

総務省が推進するテレワーク(リモートワーク)を導入する企業が増えています。「テレワークで自社の業務が効率化できる」とわかっていても、どのような成果が出るのかいまひとつ不明瞭という方も多いはず。今回は総務省が発表している優良事例から、導入の仕方を考えてみましょう。

多くの企業が導入を進めているテレワーク

働き方改革にともない、じつに多くの企業がテレワークの導入を進めています。総務省の資料である「テレワーク優良導入モデル(導入支援事例集)」には、以下のようなさまざまな業種・業態の事例が掲載されています。

・情報通信業
事業は順調なものの、マンパワー不足から売り上げの機会損失を感じていたA社。自宅勤務による遠隔雇用を導入することにより、自社に通えなくても働ける優秀な人材を確保し、抱えていた課題を解決しました。

・人材サービス業
全国に支店を構える人材派遣業大手のB社。某エリアに所在する事業所の派遣登録スタッフから「やりたい仕事があっても通えない」という声が上がっていたことと、同地域の社内基幹システムを操作するためには一部の社員が2時間近くかけて事業所に通う必要があったために、リモートワークの導入を決定しました。

・情報処理サービス業
救急医療やいじめ相談などの電話相談業務を自治体から受託するC社。BCP対策(災害やテロなどの緊急時における「事業継続計画」)のために、在宅勤務を推進することになりました。在宅でのコールセンター業務環境を構築したことで、有能なテレワーカーの採用増にもつながっています。

・外資系商社
D社は国際的な企業ということもあり、会社から貸し出されたスマートフォンを使って仕事(モバイルワーク)を進める社員が多く、特に海外出張者の電話料金削減が以前からの課題でした。スマホを活用したIP電話の導入を進めることで、大幅なコストダウンを実現。通話だけでなく、勤怠管理もスマホ上で行っています。

「テレワーク先駆者百選」の事例

総務省は2016年から、テレワークを率先して採用し、ワーク・ライフ・バランスを向上させた企業や団体を「テレワーク先駆者百選」として公表しています。いくつか、掲載事例を見ていきましょう。

・海外の事業会社とのやり取りに不可欠な、電話会議と在宅勤務
通信系企業のE社は、在宅勤務制度や、モバイルワークを導入。総労働時間を約3%減らすことに成功しました。電話会議は、おもに海外の事業会社とミーティングを行う際に活用しているようです。例えば米国とのやり取りでは日本時間で深夜の対応となってしまうこともありますが、電話会議と在宅勤務制度を組み合わせることで、早めに退社した後、自宅で会議に参加するなどフレキシブルな働き方を実現しました。
また子育て世代が、平日にPTA活動や三者面談・授業参観などが入ったものの、年休を取るほどではないという場合には、在宅勤務と分断勤務を併用することで、仕事と家庭をうまく両立させることにも成功しています。

・ハンデを抱えるスタッフの雇用と、感染症の予防
医療用医薬品 /機器を扱うF社は、もともと海外企業との電話会議が多く、時差の関係から在宅勤務での会議参加を行えるようにしています。テレワークの導入は育児・介護や家族の看護のほか、感染症の予防という側面もあります。
また、こうした働き方を取り入れたことで、通勤が負担となる障がいを持った労働者の雇用や、優秀な女性人材の活用を行えるようになりました。
「在宅ワークを希望する社員」に関しては、特にその理由を問わないことも特筆すべき点です。申請をメール1本で行えるようにしており、上長の許可があれば日数に関係なく在宅ワークが開始できます。まさに、時間や場所に制約されない働き方を推奨する企業のひとつです。

・電話会議とWeb会議を業務効率化に有効活用
ITコンサルティングやクラウド・サービスを手がけるG社では、在宅勤務制度やサテライト・オフィス、ドロップイン・オフィス(全国の事業所で、出張中の社員が気軽に立ち寄って仕事できる場所)を他社に先駆けて導入し、電話会議とWeb会議も有効に活用しています。
可能な限りの業務をオンラインで行い、文書のペーパーレス化も徹底することで、さらに効率的で柔軟な働き方を目指しています。
多くの企業を支援するコンサルを主要な事業としているため、自社スタッフの業務効率化は必須であると言えるでしょう。

いかがでしょうか。「テレワーク先駆者百選」は年に一度、選定企業の導入事例とともに紹介されています。このような形で模範的に取り上げられることは、働きやすい会社としての認知度アップにつながるというのもポイントです。

 

まずは導入しやすい「電話会議」からテレワークを

テレワークには「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」といった幅広い勤務形態があります。いままでにないワークスタイルを実現するためには「ビデオ会議」「Web会議」「電話会議」といった遠隔ミーティングツールが欠かせませんが、多くの事例からわかるのは、テスト運用やシステム構築など一定の準備期間やコストを無視することはできない、という点です。

そんな中で、やはりもっとも導入しやすいツールは電話会議であると言えるでしょう。

大きな理由としては、初期コストや導入の手間がほとんどかからないことが挙げられます。電話回線さえあれば安価にスタートできる電話会議から業務改革を進め、少しずつ課題を解決するという方法が現実的です。

また、事例の中には、電話をつないだ状態で社員同士の連絡や指示を行っている企業もありました。独自の音声システムを使用し、クリアな音声で安定した通話が可能なCCAの電話会議なら、複数のワーカーが参加するミーティングでも、伝達ミスに悩まされることなく、円滑に業務を進められます。

業務効率化、改善をすぐに実現するためには、さまざまなツールの有効活用が重要です。当社では、各企業様の事情に合わせたきめ細やかなご提案を行っております。

御社ビジネスの発展を、陰ながらサポートできれば幸いです。

参考:総務省 テレワークの推進

参考:テレワーク優良導入モデル(導入支援事例集)(pdf)

参考:電話会議サービス|コーラス・コール アジア

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