CCA REPORT遠隔コミュニケーションを知る

全国に支店を持つ企業や、地域に根ざした企業だからこそ導入したい電話会議

2020.01.31

近年、企業の労働を巡る環境は大きな変化を迎えています。働き方改革による残業時間の削減や、テレワークの推進など、全ての企業において、業務改善により一層の力を入れる必要が求められています。しかしながら、いまだに多くの企業が会議の実施に大きなコストを掛けていることも事実です。

数ある遠隔コミュニケーションツールの中でも、電話会議は最も簡単に導入でき、業務の効率化に役立つ仕組みです。特に全国に支店を持つ企業や、地域に根ざした企業には大きなメリットがあります。今回はその理由について、詳しく解説していきます。

グローバル企業だけではない、電話会議の利用

電話会議は、もともとアメリカを中心とする欧米諸国で発展してきました。特に広大な国土を持つアメリカでは、それぞれの支店の距離が離れているためにすぐに集まることができません。そのため、電話会議で意思決定や確認を行うことがビジネス文化の一部として育ってきたという背景があります。また、複数の国や地域にまたがって活動する企業の場合、出張で直接打ち合わせを行いたくても、費用や時間などの関係で、頻繁に実施することは難しいのが現状です。さらに現在では、全国に支店を持つ国内の企業にも電話会議は多数導入されています。電話代と安価なシステム利用料だけで、国内の拠点間での打ち合わせや会議に利用できることが大きな理由です。

電話会議を利用した、積極的なコスト削減

支社や支店のメンバーを集めて会議を行う際の費用には、どのようなものがあるでしょうか。代表的な経費としては「交通費(飛行機、新幹線など)」「宿泊費」「出張手当」「飲食費」などが挙げられます。また、目に見えるコストに加え、出張時におけるチケットやホテルの手配、立替払いの手間なども無視できません。しかし、電話会議を利用することで、こうしたコスト・負担を一気に削減することが可能になります。

特に、全国に支店を持つ企業にとって、「出張を行うほどではないにしろ、リアルタイムで情報を細かくすり合わせしたい」ということは頻繁に起こります。

電話会議を利用されている企業には、全国に支店を持つ金融系企業や、地域に根ざした信用金庫なども多いということをご存知でしょうか。一例を挙げると、一度に10名以上が参加する電話会議を、1日に50件ほど利用されている企業も存在します。このような場合、当然ながら経費削減および、業務効率化に電話会議は大きな役割を果たしてくれることになります。

また、近年ではテレワーク(在宅勤務や、出先におけるパソコンからのアクセス、サテライトオフィスでの勤務など)の活用を推進する企業が増えていることもあり、遠隔地とのやり取りに電話会議を利用する機会はますます身近になっています。

音質と通信の確実性が、支持される理由

頻繁に細かな情報のすり合わせを行う必要があることに加えて、金融や保険をはじめ、情報・通信分野など幅広い企業に支持されている点は、高い音質と通信の確実性にあります。一般の電話回線を使用する電話会議は、Web会議に比べて圧倒的な優位性を持っています。特に、コーラス・コール アジア(CCA)が提供する電話会議は、Webブラウザや専用アプリから参加した場合、一般の電話回線の2倍の帯域を持つ「HD音声」によるクリアな音声での通話が可能です。固定電話や携帯電話だけでなく、PCやスマホ・タブレットからも簡単に参加できる上、しっかりとした音質が確保できることは、企業の取引において大変重要な要素といえます。

また、電話会議は一般の電話回線を使用しているため、WEB会議よりも通信が安定しています。さらに、CCAの電話会議は独自の国際通話回線を確立していることから、中東や東南アジアといった通信網が十分に整っていない地域とも問題なく通話が可能です。

非常時の連絡手段を確保する、といった意味でも、ネット回線だけに依存しないコミュニケーションの導入は、必須であると言えるでしょう。

ビデオ会議(テレビ会議)と比べて、導入しやすい電話会議

電話会議は、ビデオ会議(テレビ会議)などと比べて初期投資が不要で、すぐに導入しやすい点も大きなメリットです。全国に支店を持つ企業の場合、各店舗をつなぐ設備を導入すると、初期投資に莫大な金額が必要になる可能性があります。年間の維持費が数百万円を超えることも、珍しくありません。また、地方に拠点がある企業の場合、万が一ネットワークエラーが発生してしまうと、地域によっては業者の対応に日数を要してしまうことがあります。その点、電話会議は、参加者に電話番号とパスコードを連絡しておけば、すぐにスタートできるというメリットがあります。ビジネスにおいては、スピード感が何よりも重要です。電話会議を効率良く利用することで、より小回りの効いた動きができるようになるでしょう。

 

このように、電話会議の導入は全国に支店のある企業や、地域に根ざした企業にとって大変有益なことといえるでしょう。経費を抑え、業務効率化を進めていくことは、あらゆる企業によって重要な課題です。電話会議を導入することで、今後の生産性の向上につなげていただければと思います。

参考:電話会議サービス|コーラス・コール アジア

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