CCA REPORT遠隔コミュニケーションを知る

まだ遅くない!
いまさら聞けないテレワーク(リモートワーク)入門「導入しやすい電話会議」

2020.04.27

2020年代に入り、テレワーク(リモートワーク)の導入が各企業で加速度的に進んでいます。今回は「当社でも早く導入しなければいけないけど、いまさら聞けない」「何から始めればいいかわからない」とお悩みの方々に向け、テレワークの基本と導入方法について、あらためてご説明いたします。

そもそも「テレワーク」とは?

テレワークについては、総務省がまとめた「情報システム担当者のためのテレワーク導入手順書(平成28年3月)」に詳しい記載がありますので、順を追って見ていきましょう。

テレワークとは、「ICT(情報通信技術)を活用した場所にとらわれない柔軟な働き方」のことです。つまり、従来のオフィスでの働き方にとらわれず、インターネットなどの情報通信技術を通して「本来勤務する場所から離れて仕事をする」ことを指します。具体的には、おもに自宅で行う在宅勤務や、スマホやタブレット端末を利用したモバイルワーク(カフェなどでの作業を含む)、サテライトオフィスでの勤務といった多様な働き方の総称になります。

国や政府が進める働き方改革においては、こうした遠隔地における業務のことを「テレワーク」という呼び方で統一していますが、一般的には「リモートワーク」も同じような意味と考えて差し支えありません。

テレワークにはどのようなものがある?

テレワークには「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィスでの勤務」といった働き方があります。

在宅勤務
会社に出勤せず、自宅を就業場所として業務を進める働き方で、通勤負担が軽減されることが大きなメリットとして挙げられます。また、災害などで通勤が困難になる場合などでも、一時的に在宅勤務を行うという選択肢により、自社業務を遅滞なく進めることができます。在宅勤務には「終日在宅勤務」「部分在宅勤務」といった種類があり、必ずしも1日の業務すべてを在宅で行う必要はありません。育児・介護に携わるスタッフのキャリア継続や、障がいなどにより通勤が難しい従業員の就労継続にも寄与できるという利点があります。

モバイルワーク
自宅を含む、会社から離れた場所で仕事を行うことを「モバイルワーク」と言います。カフェや顧客先などでのパソコン業務をはじめ、移動中の電車・バス内からスマホなどの端末を通してメールを返信する、といった作業も含まれます。いわゆるスキマ時間を利用して細々した指示や手配を行えるため、生産性の向上が期待でき、必ずしもオフィスに戻る必要がなくなります。結果として、身体的・精神的な負担を軽減できます。

サテライトオフィスでの勤務
所属する事業所以外の場所(サテライトオフィス)での勤務形式です。従業員の自宅の近くに勤務場所を設けることで、通勤時間を削減できるという効果があります。また、各企業における遊休施設や社員寮といった空き家などを活用することで、企業リソースの再活用や地方創生に寄与できるという魅力もあります。サテライトオフィスには、自社や自社グループで1つの場所を占有する「専用利用型」と、複数の企業が1つの場所を共用する「共用利用型」があります。共用利用型は、シェアオフィスなどが代表的です。

テレワーク導入によるメリット

前項で触れた通り、テレワークの導入にはさまざまな利点があります。そのほかのメリットもあわせて、確認していきましょう。

企業のメリット
・「働きやすい環境」を整えることで、優秀な人材を確保できる
・資料の電子化や業務改善の機会になる
・通勤費やオフィスの維持費を削減できる
・非常時でも事業を継続でき、早期復旧がしやすい
・顧客および従業員との連携強化
・離職率の低下、定着率の向上が期待できる
・企業ブランドの向上やイメージアップにつながる

従業員のメリット
・家族とすごす時間や趣味の時間が増える
・集中力が増して仕事の効率が上がる
・自律的に仕事を進めるスキルが身につく
・職場と連携を図ることで、相互の信頼関係が向上
・仕事の満足度と意欲がアップする

(厚生労働省「テレワークではじめる働き方改革」第1章より)

どうやってテレワークを導入するか?

テレワークの利用において、特に「非常時でも事業を継続でき、早期復旧がしやすい」というのは、企業にとっては見逃せない点ではないでしょうか。しかし、導入に当たってはどうしてもハードルが高いように感じてしまう、というのも事実です。離れた拠点同士が連携して作業を進めるための情報共有には、複数名での打ち合わせや会議が欠かせませんが、例えばビデオ会議やWEB会議を利用するとしても、導入コストや環境を整える手間、接続の安定性も課題となります。

そうしたコスト面および情報共有の解決策となるのが「電話会議」です。ほかのツールに比べて導入も容易なことから、CCAにも多くの問い合わせをいただいています。

テレワーク導入における「電話会議」の強み

電話会議の場合、多くが従量課金制(使った分だけ使用料を支払う仕組み)のため、初期導入コストが安価に抑えられます。つまり、小規模なチームから導入し、徐々に全社に普及させるといったことも容易です。また、基本的に一般の電話回線を利用することから、固定電話やスマホがあればだれでも会議に参加でき、時間や場所を選びません。専用のアプリケーションをインストールする、参加者のパソコン環境を揃えるといった手間も必要なく、すぐにスタートすることが可能です。

また「災害時における選択肢」としても有効です。パソコンやタブレット端末を利用する WEB会議は停電時に使用不可となるリスクがあるため、電話回線を使った電話会議というツールを用意しておくことで、非常時の連絡経路を複数確保することができます。

テレワーク(リモートワーク)の導入を進めることで、オフィスの縮小や従業員の交通費などを削減し、大幅なコストダウンを実現する企業も増えています。

CCAでは、電話会議の導入に関する、さまざまなお悩みへのサポートやアドバイスを行っております。ぜひこの機会に、御社でも検討を進めてみてはいかがでしょうか。

参考:総務省 情報システム担当者のためのテレワーク導入手順書(pdf)

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