CCA REPORT遠隔コミュニケーションを知る

外国人とのやりとりに見る、電話会議の進め方

2020.03.26

ビジネスを進めていく上で、いまや欠かせないコミュニケーション手法として定着してきた電話会議。日本国内ではグローバル企業を中心に広まってきた便利なツールですが、その利用には具体的にどういった利点があるのでしょうか。今回は「外国人とのやりとりに見る、電話会議の進め方」と題して、グローバル化が進む社会における電話会議の有用性について、解説していきたいと思います。

電話会議が普及してきた理由

電話会議は、アメリカを中心とする欧米社会で1970年代頃から発展してきたと言われています。ご存知の通り、アメリカは広大な国土から成る国。都市と都市の間が数百キロ離れていることは一般的で、会議ひとつをとっても各担当スタッフが集まるのは困難です。

特にインターネット技術が確立される前の時代においては、同じ日時に全員が集まって会議を実施するということは現実的に難しく、通信技術の発展に従い、電話回線を使った会議が普及してきました。同様に、ロンドンやパリといった欧州の都市においてもひとつの都市で業務が完結することは少なく、欧州全体がひとつのマーケットであることから、国や地域をまたいだ打ち合わせは頻繁に行われています。電話会議の発展・普及の背景には、このような地理的な事情があったのです。

電話会議の具体的な進行方法とは?

続いて、電話会議における実際の進行や利用方法について、利用者の声を参考にしながら詳しく見ていきましょう。

電話会議は、その名の通り電話回線を使って会議に接続するため、まず主催者が参加者に対して、アクセス先の電話番号とパスコード、会議の開始時刻を連絡します。参加者は各自の端末から開始時刻に電話を掛けるだけで、会議を始められるというシンプルな仕組みです。グローバル企業での勤務経験があるAさんは、初めて電話会議に参加した時に少し戸惑ってしまったそうです。まず顔が見えない上に、複数の声が端末から聞こえるわけですから、いままで参加してきた一般的な会議とは大きく異なります。また、外国人の担当がそれぞれの意見について英語で話をする際にはリスニングにも集中しないといけないと緊張してしまい、当初はあまり話すことができなかったと振り返ります。ただ、一度慣れてしまうと非常に便利であることが分かり、いまでは仕事に欠かせないツールであると感じているそうです。

日本企業でエンジニアとして働くカナダ人のBさんは「もっと電話会議を積極的に利用する企業が増えて欲しい」と語ります。その理由は、なんといっても効率が良いこと。特に海外支社との電話会議は時差の影響から、日本が昼間でも、相手先は早朝もしくは深夜ということがよくあります。画面越しに対面するWEB会議の場合、場所や身支度に気を使う必要がありますが、電話会議はお互いの姿が目に見えないため、事前準備の手間を省くことができます。時差によって双方の生活リズムが異なる環境では、電話回線の方がよりスピーディに、参加者が負担を感じることなく会議に望むことができます。

さらなる工夫で、スムーズな進行を実現

電話会議で、時折進行役を務めるというCさん。日常の業務においては、アメリカ、ヨーロッパをはじめ、アジアやオーストラリア、アフリカの支社とやり取りをすることが頻繁にあります。国民性や仕事の進め方が異なる各国の担当者との電話会議で重要なのは、まず事前にアジェンダ(議題)をメールで参加者全員に送信しておくことです。「何を決めるか」をリスト化し、優先度に従って通知するだけで、会議の進行が格段にスムーズになります。

また、中には途中からプロジェクトに参加するスタッフもいるため、会議の開始時にはちょっとしたアイスブレーク(雑談)から入ることで、初めて話をするメンバーとも円滑なコミュニケーションを取ることができるようになります。アイスブレークといっても難しいものではなく、それぞれの地域の天気に関する話題や、「週末の休みはどうだった?」といった他愛のない内容です。

こうしたことは誰かに教わったわけではなく、外国人の上司や同僚が行っていたために自然と身につけることができ、日本人同士のコミュニケーションでも役立っているそうです。

電話会議ならではのさまざまなメリット

ここまでは、電話会議の具体的な進行ポイントについて解説しました。「電話回線を利用する」という点で、電話会議はWeb会議などと異なるメリットがあります。まず、固定電話や携帯電話などの端末さえあればアクセスできること。Web会議は原則としてパソコンから接続するため、OSやブラウザ、専用のアプリなど、参加者の環境を揃える必要があります。仮に同一の環境を確保したとしても「つながりにくい」「途中でメンバーの誰かが回線落ちしてしまう」といったケースは頻繁に起こり得ます。電話回線は安定した品質が確保できるため、安心して会議を実施できます。さらにコーラス・コール アジアの電話会議は、Webブラウザやスマホアプリから参加した場合、一般の電話回線の2倍の帯域のHD音声での通話が可能となります。重要な会議でも、聞き漏らしをする不安はありません。
また、使った分のみが請求される従量課金制が基本というのも、コスト削減が必要な多くの企業にとって嬉しいところです。

このように、アメリカをはじめとする欧米諸国とやり取りをする時、電話会議には数々のメリットがあります。今後さらなるグルーバル化が進むにつれ、仕事を進めるうえで、こうした機会はますます増えていくことでしょう。電話会議は、国境を越えて御社ビジネスを発展させる一翼になり得るはずです。

参考:なぜ普及しない?! 日本における電話会議─ビジネス最前線 by 藤井良太郎|GQ JAPN

参考:電話会議のおすすめシステムと使い方|テレワークナビ

参考:電話会議サービス|コーラス・コール アジア

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