CCA REPORT遠隔コミュニケーションを知る

海外出張費の削減なら!切れる・つながらないWeb会議ではなく「電話会議」が正解

2016.06.01

ビジネスのスピードと、グローバル化が急速に進んでいる中、「海外出張が多く費用や時間的コストを削減したい……」と考える企業は少なくありません。実際に、グローバル企業の多くは遠隔コミュニケーションツールを導入し、円滑な業務効率の向上とコストにまつわる課題を解決しようと試みています。しかし、コストや運用費の安さからWeb会議を導入してみたところ、「すぐ切れる」・「つながりにくい」・「多拠点での会議において通信が安定しない」などの問題が浮き彫りになり、海外出張を大幅に減らすまでには至らないケースも少なくありません。そこで今回は、グローバル企業に求められる要件を満たした遠隔コミュニケーションツールの最適解について探ります。

「Web会議がつながらない」のはなぜか

多拠点展開する企業にとって、各拠点とのコミュニケーションは、ある種の生命線です。

しかし、頻繁に出張をしなければならない状態を継続することは、交通費や移動時間などの問題から現実的ではありませんし、業務効率の面においても負担がかかりすぎてしまうという課題を抱えることになります。

そこで近年では、Web会議システムを導入する企業が増加していますが、音声や映像が遅延したり、そもそも会議につながらなかったり、途切れてしまうなどのトラブルを抱えてしまうケースが少なくありません。また、利用するツールやシステムによっては、画質や音質が劣化し、たとえ接続できたとしても満足に会議を行えないと悩むケースが多々見られます。これは、特にグローバルでビジネスを展開する企業やビジネスパーソンにおいては顕著な問題です。

なぜ、Web会議はつながりにくいことがあるのでしょう。

そもそもWeb会議は、インターネット回線を利用して相互コミュニケーションを実現するシステムです。そのため、安定している高速ネットワーク環境と、余裕のあるスペックを持つデバイスで利用できなければ、通話が不安定になってしまうのです。特に地域によってはインフラの整備が整わず、インターネット接続が不安定となる場合もあります。

グローバルな多拠点会議でも鮮明な音質を実現する電話会議

鮮明な映像と音声を実現する遠隔コミュニケーションツールの代表格といえば、テレビ会議を想起する方が多いかもしれません。しかしテレビ会議は1台あたりの導入コストが大きく、かつ会議に参加するすべての拠点にそれぞれ導入する必要があるため、成長企業で導入に踏み切ることは難しいという現状があります。

そこで今、改めて注目をしておくべき遠隔会議ツールとして、電話会議サービスです。

電話会議とは、その名の通り電話の回線を利用した遠隔コミュニケーションツールです。電話回線を利用することから、必要なデバイスは電話機だけという手軽さで導入が可能で、電話回線ならではの安定した音声通話が行えることが最大の利点です。

電話会議サービス単体では映像の共有はできませんが、鮮明かつ途切れることのない音声でのコミュニケーションを行える利点は大きく、外資系の多くの企業が採用しています。資料の共有を行う必要があるケースでは、資料共有サービスやWeb会議と組み合わせて併用することで、会話によるコミュニケーションをスムーズに行うことが可能です。

3拠点の小規模会議から100拠点以上もの大規模な会議まで対応している電話会議サービスの多くは、初期費用や月額固定の基本料などがかからない点が最大の魅力でしょう。互いに電話回線が利用できる電話さえあれば、いつでも会議を開催することができます。かかるコストは、実際に利用した分だけ課金される従量課金を採用していることがほとんどです。

電話会議サービスにかかるコスト

利用料/分 × 会議時間 × 会議の参加人数(回線数)+通信料
※利用料はおよそ1分ごとに15円~

 

電話会議サービス選びはアクセスポイントの多さがカギを握る

従量課金制と聞くと、コストがかかりすぎるのではないかという懸念を持つ企業もあるでしょう。しかし、実際に出張して会議を行ったらどれぐらいのコストがかかるでしょうか。実際に、2016年5月時点の最安値帯の料金と、移動にかかる時間を一覧表にしてみました。

東京拠点交通費(片道)移動時間
日本(札幌/航空機) ¥6,420~約2時間半~
日本(福岡/新幹線)¥17,395~約5時間~
アメリカ(ニューヨーク)¥60,000~約13時間~
オーストラリア(シドニー)¥70,000~約9時間半~
ブラジル(リオデジャネイロ)¥160,000~約25時間~
カナダ(バンクーバー)¥80,000~約9時間半~
ドイツ(フランクフルト)¥52,000~約12時間~
ギリシャ(アテネ)¥56,000~約14時間~
インド(デリー)¥66,000~ 約8時間半~
イタリア(ローマ)¥50,000~約12時間~
南アフリカ(ケープタウン)¥100,000~ 約22時間半~
スイス(チューリッヒ)¥67,000~約12時間~
東京→日本(札幌/航空機)
交通費(片道)¥6,420~
移動時間約2時間半~
東京→日本(福岡/新幹線)
交通費(片道)¥17,395~
移動時間約5時間~
東京→アメリカ(ニューヨーク)
交通費(片道)¥60,000~
移動時間約13時間~
東京→オーストラリア(シドニー)
交通費(片道)¥70,000~
移動時間約9時間半~
東京→ブラジル(リオデジャネイロ)
交通費(片道)¥160,000~
移動時間約25時間~
東京→カナダ(バンクーバー)
交通費(片道)¥80,000~
移動時間約9時間半~
東京→ドイツ(フランクフルト)
交通費(片道)¥52,000~
移動時間約12時間~
東京→ギリシャ(アテネ)
交通費(片道)¥56,000~
移動時間約14時間~
東京→インド(デリー)
交通費(片道)¥66,000~
移動時間約8時間半~
東京→イタリア(ローマ)
交通費(片道)¥50,000~
移動時間約12時間~
東京→南アフリカ(ケープタウン)
交通費(片道)¥100,000~
移動時間約22時間半~
東京→スイス(チューリッヒ)
交通費(片道)¥67,000~
移動時間約12時間~

世界各国から優れたメンバーを集めて会議を行うことは、金銭面だけでなく、時間的損失も大きいものです。また、素早い意思決定ができず、業務効率の低下も招きます。

しかし、電話会議であれば、オンデマンドでいつでも会議を開催できるという最大の利点があります。しかも、多くの電話会議サービスでは、電話会議サービスの使用料金は、主催側のみ負担するケースがほとんどです。そしてすべての参加者は「各国に設置されたフリーダイヤルに電話をかけることで会議に参加できる」というサービスになっています。

したがって、参加者は通話量以上の負担はありません。さらに、海外から参加するケースについては、世界各地に設定されたアクセスポイントまでの電話料金だけしか負担はありません。つまり、アクセスポイントやフリーダイヤル利用可能地域が多ければ多いサービスほど、会議にかかるコストを削減できるという仕組みになっています。

これから積極的なグローバル展開を行っている企業が電話会議サービスを選択する際は、アクセスポイントやフリーダイヤル利用可能地域が多いサービスを選択すると、さらなるROI向上が実現できるでしょう。

まとめ

グローバル化が進む中、綿密なコミュニケーションにかかるコストは莫大なものとなりつつあります。

そこでWeb会議が、優れた遠隔コミュニケーションツールとして着目されていますが、実際のところ、安定した音声通話を行うことが難しいケースも少なくありません。そこで、世界のどこにいても電話さえつながる場所であれば安定した音声通話が可能な電話会議を利活用することで、ストレスを感じることなく会議を実施できるだけでなく、大幅なコストダウンが可能となります。

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