CCA REPORT遠隔コミュニケーションを知る

海外支社スタッフが語る、電話会議のメリット

2017.11.10

数ある遠隔ミーティングツールの中でも、特に海外で大きな支持を得ている「電話会議」。外資系企業はもちろんのこと、欧米、アジアなど各地に支社を持つ日本法人においても、日々の業務で頻繁に活用されています。
このように、電話会議は非常に人気のあるツールのひとつですが、はたして、具体的にどのようなところが魅力なのでしょうか。外資系企業や海外支社を持つ企業で働くスタッフ数名に、実際の利用シーンや電話会議の便利な点について聞いてみました。

導入しやすさと海鮮の安定度が電話会議の決め手

なぜ海外では電話会議が一般的に広く利用されているのでしょうか。仕事で日常的に使っているというスタッフ数名に、利用頻度や、よく使われている理由についてたずねてみました。

「本社が英国なのですが、本国や日本支社とのやり取りでは”Call(コール)”または”Coreference call(カンファレンス・コール)”といえば、いずれも電話会議のこと。”Call(コール)”はおもに1対1の電話ミーティング、”Coreference call(カンファレンス・コール)”は3者以上が参加する会議形式の電話、つまり電話会議を指します。外国籍、特に欧米のスタッフにとって、電話会議は主流のコミュニケーションのひとつで、かなり日常的に利用されていると思います」(外資系企業・Aさん)

 

「各支社と1日に何本ものミーティングをこなす必要があるため、テレビ会議をわざわざ立ち上げて、という機会はほとんどないです。電話会議ならパソコンでファイルを開きながら参加できますし、特に不便を感じたことはありません」(製造業・Bさん)

 

「台湾支社に勤務していますが、アジア各国に出張することも多いです。出張先ではWi-Fi環境などが整っていない場合もあり、電話会議であればスマホさえあれば確実にやり取りができるため、重用しています」(商社・Cさん)

 
さまざまな意見がありますが、「入社した時点で、すでに電話会議が主流だった」「導入コストが安価だからでは?」といった声も多く聞くことができました。導入コストについては、「従量課金制」といって、使った分だけしか費用がかからないこと、また、アプリケーションが必要なWEB会議や、場合によっては高額な専用機材の購入が必要となるビデオ会議などと比べて、固定電話やスマートフォンさえあれば、世界中にあるローカルアクセス番号、トールフリー番号へアクセスして会議がはじめられるという手軽さが、国籍や文化を越えて多くの人に受け入れられているのではないか?と結論づける人もいました。

時差や場所を問わない点も電話会議の大きな魅力

そのほかに、電話会議のわかりやすい利点として「時差や場所を問わないこと」を挙げる人がいました。海外とのやり取りでは、時差を無視することはできません。日本では午後だったとしても、他の国では明け方や、深夜であることも少なくないはずです。

「日本と異なり、欧米では残業をあまりせず、仕事を早く切り上げて帰宅するスタッフがかなり多いんです。人によっては自宅に仕事を持ち帰る場合もあるかもしれませんが、部屋でリラックスしているときに、ビデオ会議だと不都合がありますよね。特に女性の場合、ビデオ会議でも人前で話すにはメイクしないと恥ずかしいですし、その点、着替えや身だしなみの準備が不要な電話会議は便利です」(メーカー勤務・Dさん)

 

「カルガリー支社勤務のマーケティング担当者は、他国への出張が多く、宿泊先のホテルから電話会議の連絡が入ります。どんな場所にいても、出先から緊急の会議を実施することができ、速やかな意思決定ができるのは本当に便利です」(外資系企業・Eさん)

 
このように、国際的な環境下ではワークスタイルや仕事時間もさまざまです。いい意味で「声だけのコミュニケーション」が可能な電話会議であれば、WEB会議やビデオ会議と比べ、よりカジュアルな形式でやり取りできるため、業務の効率化につながります。

外国籍スタッフとのやり取りも、電話回線さえあればOK

国内市場にとどまらず、海外に本社がある企業や、多数の取引先を海外に持つ企業にとって、相手との円滑な対話は不可欠です。電話さえあれば、電話番号とパスコードを連絡し、参加メンバーが決められた時間に電話回線を通じてアクセスするだけで、即座に会議をはじめることが可能です。

「日本では、最新のOSとアプリケーションを使って仕事を進める、という環境が当たり前かもしれませんが、海外では必ずしもそうはいきません。電話会議であれば、ネット回線などのインフラが整っていない国でも問題なくやり取りができます」(IT企業・Gさん)

 

「(外国籍スタッフとは)英語や現地語での会話だけでも集中力が求められます。電話会議なら、パソコンソフトのインストールやビデオ会議のシステム説明など、余計な説明に手間取ることがなく、ビジネスの中身だけに集中できるメリットは大きいです」(IT企業・Fさん)

 
また、電話会議では通訳サポートやオペレーターアシストなどのオプションも利用できます。会話力や交渉力さえあれば、問題なく世界中の誰とでもビジネスが行える手軽さが、電話会議の大きな魅力のひとつなのです。
 
このように、海外とのやり取りには電話会議がかなり活用されています。なんといっても導入コストの安価さや、気軽にトライできる点が国や地域を問わず、幅広い人気を集めているといえるでしょう。あらゆる業界において進む国際化。電話会議を使いこなすことは、企業にとって必須になってきているのではないでしょうか。

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