CCA REPORT遠隔コミュニケーションを知る

グローバル企業で幅広く利用されている電話会議のメリット

2017.09.26

日本企業の海外進出、グローバル化の進展に合わせ、外資系企業での就業機会や、海外の事業所と協業し、共にプロジェクトを進める機会が増えています。
チャットやWeb会議、ビデオ会議といった数ある遠隔ミーティングツールのなかでも、海外に本社を置くグローバル企業、外資系企業では、国境を越えたミーティングの際に、電話会議を用いるのが主流であることをみなさんはご存知でしょうか。
今回は海外での実状を踏まえ、他の遠隔ミーティングツールと比較した「電話会議ならではのさまざまなメリット」をお伝えします。

積極的に利用される電話会議の魅力

電話会議は、電話回線を使用して音声で相互にコミュニケーションを取るための連絡手段です。既存のインフラである固定電話、携帯電話回線を使用して手軽に利用できるため、低コストで運用できるのが長所です。企業がビジネスを進める上で気になるセキュリティの面でも、ネット回線ではなく電話回線を使用するため、非常に安心できるツールのひとつであり、通信状況によってはなかなかつながらない、突然回線が落ちてしまう、という可能性があるSkypeやWeb会議などと比べ、電話回線による安定した通信が確保できることも魅力です。
電話会議というと「高額な国際通話料金が別途、発生するのでは…」と不安に感じる方もいるかもしれませんが、欧米諸国をはじめ、日本を含めたアジア各国に設置された近隣のアクセスポイントを経由して接続することで、通話料自体を安価(国内通話料金または、同程度の料金)に抑えることもできます。
さらに、ビデオ会議はハードを含めたシステム構築や、Web会議であれば専用ソフトウェアのインストールなどが必要で、導入のハードルは比較的高いといえますが、会議の開始時間と電話番号、パスコードを各参加者に通知するだけで参加できるため、社外(外注先やパートナー企業)のスタッフを招くなど、柔軟な運用が可能であることも、海外の企業で幅広く利用されている理由のひとつといえます。
国際間の取引では、会議の開始時間も各地の時刻によって大きく異なります。東京が午後だとしても、現地では早朝や、深夜の時間帯になってしまうというケースは頻繁に起こります。日本と異なり、欧米をはじめとした各国のスタッフはワークスタイルが異なります。自宅や出張先など、場所を選ばずに簡単に接続できることは、グローバル市場で仕事を進めていく上で大きな利点となります。
回線の状況やPC環境を問わず、特別なソフトのインストールも不要なため、世界中の多くの人が簡単にアクセスできる手軽さや、スピード感といった点が電話会議の大きな魅力なのです。

グローバル環境下で強みを発揮する電話会議

欧米、アジアなど各国に本社を構えるグローバル企業では、当然ながら世界中のあらゆる場所とのやり取りが必要です。日本支社はもちろんのこと、インドや台湾の開発拠点、南アフリカやロシアのマーケティングチームなど、プロジェクトごとにそれぞれの担当が一同に会して頻繁に会議を行うためには、電話会議がもっとも安価で導入しやすいというメリットがあります。もちろん、大手企業では社内ツールとして国境を越えたコミュニケーションができるビデオ会議システムが充実していることが多いのですが、例えば仮に日本支社の担当者が中国の取引先へ出張していて、現地で急ぎの確認を取りたいときなど、通信環境を選ばず、携帯電話などの電話回線があればすぐに参加できる電話会議は、もっとも効率が良い遠隔ミーティングツールといえるでしょう。また、ビデオ会議の導入には設備やシステムに関連する大きな導入コストがかかりますが、電話会議の場合は原則として初期費用、月額費用は無料、使用時間に応じて課金される従量課金制といった料金プランが多いため、コストを安価に抑えるという意味でも、企業規模を問わずスムーズに開始することができます。

電話会議を使いこなし、グローバル市場の取引で優位に立つ

いままで日本国内市場だけを対象としてきた企業でさえ、グローバル化の波を避けることはできません。国際的な環境では電話会議でのやり取りが一般的であることを考えると、すぐにでも社内スタッフ同士のコミュニケーションで電話会議を導入し、使いこなすことで、他の企業とのやり取りでもうまく調整業務を進められるはずです。ただ、ビデオ会議などと異なり、顔の見えないコミュニケーションであるため、身振り手振りや表情といった要素に頼らず、正確に伝えるスキルを身に着けていく必要があるでしょう。
これからの時代、あらゆるシーンでさまざまな国の企業との交渉や連絡が増えていくことは間違いありません。文化、風習の異なる他社との交渉は国際間取引の醍醐味です。グローバル市場で幅広く利用されている電話会議を使いこなすことが、企業のビジネス発展に寄与することは、間違いありません。

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