CCA REPORT遠隔コミュニケーションを知る

初期費用無料の遠隔会議サービス。Web会議で使えるフリーソフトと、電話会議を比較

2017.01.26

出張コストや時間を節約できる、Web会議と電話会議。現在では、無料のソフトやクラウドサービスを利用することで簡単にネット上で会議ができたり、スマホを通じて複数名が参加する電話会議を行うことができます。代表的なこれら2つの会議サービスの普及によって、遠隔ミーティング導入のハードルは近年、かなり低くなってきています。
それでははたして、Web会議をスタートするために代表的なソフトにはどんなものがあるのでしょうか?SkypeをはじめとしたWeb会議サービスの利点を挙げながら、電話会議の魅力を探っていきたいと思います。

代表的なWeb会議サービスとは?

無料のWeb会議サービスは、基本使用料0円で、パソコンと内蔵のWebカメラ、マイクがあればスタートできます。さっそく、フリーのWeb会議ソフト&クラウドサービスをいくつか紹介していきましょう。

Skype

世界中でチャットや無制限の音声通話などができ、多くの端末で利用できるインターネット電話サービスの定番。スマホアプリ版もあるため、ご存知の方は多いでしょう。同時に25人までの通話が可能ですが、ビデオ通話の場合だと最大9人まで。1ヶ月あたり100時間、1日最長10時間、1通話ごと最長4時間の制限が設けられています。

SOBA CITY

Web通話に特化し、参加人数に上限がないWeb会議システムです。参加者それぞれがアカウントを作成することで、Webブラウザからすぐに使用できます。タブレット端末にも対応しており、チャットやドローツール、文書ソフトを搭載。作成したファイルを会議の参加者全員で共有することができます。

V-SESSION

Web会議のクラウドサービスで、Webブラウザでアクセスするだけで利用可能。フリープランでは1対1のテレビ会議ができ、デスクトップ画面を共有できたり、スケジュール表やテキストファイル、画像などを互いに閲覧できます。

気になるWeb会議のデメリットは?

無料で初期設定が簡単なWeb会議サービスですが、そこにはいくつか注意しなければいけない点があります。

必要な機能を見極めるセキュリティ面への配慮

専用ソフトをインストールせず、Webブラウザにアクセスして使用する場合、音声や映像のデータをネットワーク上に流すということになります。通信の処理や安全面を、ソフトウェアで制御することなくやり取りするため、外部からのアクセスが容易になり、情報漏洩のリスクを高めることになります。

ソフトやネットワークへの負荷

音声や映像は大変重いデータです。ソフトを使用する場合、端末にその負荷がかかり、同時に端末内の作業がスムーズに進められなくなる可能性があります。近年、端末の処理速度は向上していますが、データ量が増えてしまうと通信効率の低下は避けられません。また、ブラウザを使用する場合はネットワークに負荷がかかります。端末(=会議参加者)が増え、海外などの拠点も加わると回線状況に異常をきたし、つながりにくくなったり、切れやすくなる可能性があります。

デバイスとシステムに関する知識が必要

マイク付きの端末に、外部のマイクスピーカーを取り付け、さらにマイク内蔵型Webカメラを装着するとマイクのデバイスが3つになります。よって、いざWeb会議システムを運用するとなると、3つのデバイスを機能させるため、それなりの知識が求められます。デバイスを必要な数だけそろえ、システムとデバイスとの相性を確認することが重要です。

ファイヤーウォールによる音質低下

安定したネット回線が構築できたとしても、スムーズに音声データや映像データのやり取りを行えないときがあります。古いネットワーク機器だとうまく接続ができなかったり、ファイヤーウォールの検知により、音が飛んだり、音声が遅れたりといったトラブルが発生します。通常のデータと比べて音声データ等はネットワーク機器の処理システムに大きな影響を与えるためです。

電話会議で可能なこと

一方、電話会議サービスは一般的な電話回線を使用するため、シンプルです。料金システムは従量制であれば通話料のみでコストを抑えられ、会議に参加する全員が専用アカウントを作成する必要もありません。会議主催者が取得したパスコードを参加メンバーに教え、参加者がプッシュすれば、簡単に会議を始められる便利さを持ち合わせています。
音声のみなので参加者の顏や互いが持っているファイルなどは見えませんが、電話回線があれば固定電話、スマートフォンどちらでも通話は可能であり、Web会議に比べて安定した通信状況を確保できるため、互いの会話をストレスなくクリアに聞くことができます。専任のオペレーターが接続状態を管理するなど、セキュリティ面の心配もなく、時間や場所を選ばず、簡単に電話ひとつでミーティングが可能なのです。

Web会議サービスの場合、PC上での資料を共有したり、参加メンバー全員の顔を動画で画面表示するなど、多彩な機能が魅力的に映ってしまいますが、ミーティングを行う際に一番重要なポイントはどれだけ正確で間違いのないコミュニケーションが互いに図れ、情報を共有できるかです。参加者全員がWeb会議に参加する環境を整えやすい場合は全く問題はありませんが、参加者が外出先から会議に接続してくる場合など、通信環境が十分ではない場合、Web会議につながらない、途中で切れるなど、会議の運営自体が損なわれ、時間的なロスを生んでしまう可能性がある場合は、会議に利用するコミュニケーションツールを見直す必要があります。つまり、遠隔会議・コミュニケーションツールは、どれか1つに限定するのではなく、複数の選択肢を準備しておき、それぞれの会議に適したサービスを都度選択できる状況にしておくのが最も効率的であるということができます。時間やコストを最小限に抑え、迅速な決断や問題解決ができるかどうかは、大切な判断基準のひとつとなります。「音声」のみの通話だけでその大部分が解決できると考えると、電話会議はとても有効な遠隔ミーティング・ツールに違いありません。

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