CCA REPORT遠隔コミュニケーションを知る

Web会議サービスが電話会議サービスを無視できない3つの理由~なぜ、電話会議との連携を標準で進めるのか~

2016.08.17

Web会議サービスを提供する遠隔コミュニケーションやビジュアルコミュニケーションの事業者が、電話会議との連携や電話会議機能の標準提供を進める動きが活発化しています。
音声のみの電話会議から、顔を見ながらのやり取りが可能なWeb会議へ進化したという印象を持たれることも多い遠隔会議の手法ですが、電話会議、Web会議にはそれぞれに異なる特徴、メリットがあり、後発のWeb会議がすべてに置いて優れたサービスというわけではないことが、よくわかる流れと言えるでしょう。
電話会議との連携をすすめるWeb会議サービス事業者のニーズはどこにあるのか?その理由を紐解くと、遠隔会議をより効率的かつ便利に使いこなすヒントが見えてきます。

電話会議との連携がWeb会議にもたらすメリット

Web会議サービスの事業者が電話会議との連携を進めるのは、Web会議サービスだけでは解決できない問題点を補い、サービスの向上を図るためです。特に重要な3つのポイントを押さえておきましょう。

海外とのコミュニケーションを容易にする 音質のトラブルによるストレスを解消する ワークスタイルの多様化、ビジネスのスピード化に対応する

遠隔会議サービスに求められるこうした課題の解決に、電話会議が貢献する理由、もたらされるメリットを順に確認してみましょう。

グローバル化により重要度が増す海外とのコミュニケーションは電話の方が便利な場合も多い

ビジネスのグローバル化により、海外とのコミュニケーションを必要とする企業は増加しています。集うことなく打ち合わせができる遠隔会議サービスは、より手軽かつ少ないコストで海外とのやり取りを可能にしたいという企業のニーズに応えるツールとして注目を集めています。

ここで重要となるのが、外国にいる参加者の使いやすさです。Web会議の場合、インターネットに接続でき、Webブラウザが利用可能な端末が必要です。日本国内であればこの条件を満たす場所の確保は容易ですが、高速のインターネット回線が整備されていない国や地域も世界には未だ多くあり、そうした場所でWeb会議を利用するのは簡単とは言えません。一方電話会議の場合、電話で通話できる環境さえあればよく、インターネットに比べて多くの場所で容易に利用することができるのです。

話し合いの基本、声の聞き取りやすい音質の確保も電話なら容易

表情やジェスチャーが見えることで相手の様子や感情が把握できるのはWeb会議のメリットですが、話し合いの基本はなんといっても会話です。相手の顔が見える以前に、声のやり取りが不足なく行える環境であることは、遠隔会議サービスにおいて何より重要な要素の一つです。

しかしインターネット回線を利用するWeb会議は、経由するネットワークの影響も受けるため、常に一定の回線品質を保つことが困難です。「音質が悪く声が聞き取りにくい」「遅延が著しく会話が成り立たない」といったWeb会議に多くみられる問題もこうした回線事情によるところが大きいため、すぐに劇的に改善するのは容易ではありません。その点電話回線を使う電話会議は、常に高い音質で会話することができるのです。

いつでもどこでも誰でも使える、電話ならではの手軽さがもたらす自由な使い勝手

「インターネットができ、ブラウザが使える端末があればよい」というWeb会議の特徴は、タブレット端末があればどこでも利用できる印象があります。しかし自身の顔をカメラに写しつつ相手の顔をディスプレイで見ながら会話するというスタイルは、プライバシーへの懸念などから喫茶店や街頭などで気軽に行うのは意外と気が引けるものです。Web会議を実際に利用する際は、オフィスのパソコンの前で…という人も未だ多く、ビジネスのスピード化やワークスタイルの自由化に対応するため、オフィスの外でも手軽に打ち合わせに参加できるツールを求めるケースでは、Web会議に不自由を感じる場合も少なくありません。

その点電話会議は、電話をかけることができる環境であればどこでも利用できます。モバイル端末すら必要なく、携帯電話やスマートフォンさえあれば良いという手軽さも他の遠隔会議ツールの比ではありません。ウイルスやハッキングなどの脅威から守るためタブレットの管理に気を配る、タブレットの操作方法を覚えるといった必要もなく、ITスキルやネットリテラシーの低い従業員でも難なく使いこなせる点も電話会議のメリットです。

適材適所、自社のニーズに合うサービスの見極めが遠隔会議システム活用の肝

Web会議のシステムに電話会議を連携することで、Web会議が利用しにくい国や地域とのやり取りでは電話会議を使う、Web会議利用時も音声のやり取りは電話会議サービスを用いることで高い音質を確保する、出先などWeb会議を使いにくい時は電話会議を選択するといったことが可能になります。Web会議のみの場合に生じていた不満の多くが解消し、ユーザーにとってより快適な遠隔会議サービスになるといって良いでしょう。

このように不足する要素を別のシステムで補うことでサービスの向上を図っているのはWeb会議の事業者だけではなく、電話会議サービスの事業者の多くも、単に電話で会話するだけでは不足する視覚に関する要素を補う施策を講じています。ファイル共有やチャット機能を持つコミュニケーションツールの提供はその最たるもので、資料を提示したり、文字でのやり取りをしながらの打ち合わせを可能にしています。また電話会議サービスにWeb会議の機能を付加したサービスも多くあります。

このように現在の遠隔会議サービスの多くは、「Web会議=音質に難がある」「電話会議=音声のみ」といった単純な図式では語ることはできない時代になっています。「Web会議が普及しているようだから…」「後発の技術の方が機能が多そうだから」といった印象や、「電話会議では資料を見せながらの打ち合わせができないはず」といった決めつけで選ぶのではなく、遠隔会議において自社が求める要素、優先順位を見極め、適したサービスを選択することが遠隔会議の効率的な活用につながります。

まとめ

遠隔会議ツールの選択時には、自社にとって必要な要素をいかに満たすかを意識することが大切です。Web会議、電話会議が連携しているサービスであれば、どれを選んでも双方のメリットを甘受できると思うかもしれませんが、どちらをメインに据えているかで利用料金や、今後のサービス展開にも違いが生じます。

遠隔会議システムが自社にとってどのようなツールとなるか、電話会議、Web会議どちらの要素をより重視したいかなどを視野にサービスの選定を行うと、自社にとって使い勝手がよく、コストの無駄のない遠隔会議サービスを構築することができるでしょう。

PICK UP

CONTACT

お客様のご要望やさまざまなご状況に応じたご提案が可能です。
お気軽にお問い合わせください。

0120-935-614050050-5837-9810

受付時間:月〜金 9:00〜17:30