CCA REPORT遠隔コミュニケーションを知る

遠隔会議サービス選びの注視ポイント、「普及しているから」が選定の落とし穴!

2016.07.19

映像や動画を駆使した遠隔会議を低コストで実現できるサービスの代表格として、多くの企業が採用しているWeb会議。しかし実際に導入してみると、自社の環境では「会議中に途切れてしまう」「なかなかつながらない、会議自体を始められない」というケースは少なくないようです。
そこで今回は、遠隔会議サービスの選択について、失敗例を反面教師として、実際に使いやすい遠隔会議サービス導入のヒントをお送りします。

「みんな使っているから…」の罠に陥ったA社

多くの企業が導入していること、コストの低さを理由に、Web会議を選定したA社。しかし、実際に運用しようとしたところ、いくつかの問題点が発生し、『導入したもののあまり使わないソリューション』となってしまったといいます。

一体どのような問題が発生してしまったのでしょうか。

そもそもA社では、他社とのコラボレーションワークを想定して遠隔会議サービスの導入を決定しました。さっそく導入したWeb会議システムを活用しようしたものの、映像や音声の遅延が頻繁に発生してしまい、『円滑な会議』には程遠い状態でした。あれこれと確認したものの、互いに高速のネットワーク環境が用意されていたものの、PCのスペックが適さなかったようで、処理に時間がかかってしまうことが判明し、Web会議は使わなくなってしまったのです。

また、A社では、『ITリテラシーがあまり高くない』という問題を潜在的に抱えていました。「どの会社でも使われている」「操作が簡単」、そして何よりも「先進の技術」という売り文句に飛びついたものの、会議を始めるために必要な設定から理解できない社員が続出してしまったのです。しかも、簡単操作がウリでその分サポートが薄いWeb会議を選択していたため、サポートを受けるとコストがかさむことが判明しました。

Web会議では、会議を行う双方がサービスを提供するアプリケーションの操作が必要となります。その際、双方のネットワークやPC環境が基本スペックを上回る必要があります。しかし、当然のことながら、他社の環境はわかりません。

また、すべての社員がある程度のITを使いこなせる、操作方法の教育ができる担当者がいる、などの環境であれば対応できますが、そのような現場ばかりではないという現実があります。

やはり手軽に会議を行うのであれば、真の意味で「誰でも」「簡単に」「どのような環境下」でも快適な会議ができなければ、相互コミュニケーションはできません。

海外支社との会議で問題が発生!多機能ゆえの通信速度の重さを考慮しなかったB社

リアルタイムで双方の状態を目で見ることができる動画機能や、ファイルの受け渡し機能など、音声だけでなくさまざまなリアルタイムコミュニケーションを実現するWeb会議。その多機能さに惹かれ、B社はWeb会議サービスを導入しました。

実際に、都市部にある支社同士の遠隔会議は大変スムーズに行え、かつファイルのやり取りなどもリアルタイムにできるようになったことで、これで大幅な業務効率向上が行えると確信を得たといいます。

しかし、問題は、最も交通費や移動時間がかかり、高速インターネット通信環境が整っていない海外に存在する支社との会議で発生しました。ネットワークが途切れがちになり、会議ができる状態を維持することができなかったのです。リアルタイムカメラでの映像通信はもちろんのこと、音声すら途切れてしまうようになってしまうありさまでした。結局、一番遠隔会議を導入したかった支社との会議は、これまでどおり時間とコストをかけて直接足を運ぶことになったのです。

Web会議は高速インターネット環境下においては大変便利で快適です。しかし、すべての地域でネットワーク環境が整っているとは限りません。インターネットが低速である環境下や、強固なセキュリティ環境下で通信を行う場合、映像はもちろん、音声の通信ができなくなる可能性があります。

A社、B社の課題を解決した遠隔会議サービスとは

ITのフル活用はビジネスにとって必須ですが、ITはあくまでも道具です。互いの環境にフィットしていなければ、本来の目的が果たせず、これらの例のように、せっかく選定して導入したものの、誰も使わなくなってしまうということになりかねません。

ITの発達に伴い、遠隔会議サービスも大きく様変わりしました。中でも豊富な機能があり、低コストで導入できるWeb会議は確かに便利です。スムーズに利用できる環境下では手放せないものになるでしょう。

しかし、A社やB社のケースのように、一番使いたかったシーンで利用できなければ意味がありません。コストを抑えて導入したつもりが、結局余計な出費をしただけになってしまいます。

A社とB社は、その後どうしたのでしょうか。
いずれもその後、電話会議サービスを採用し、必要に応じて電話会議を利用する際に、連携機能として標準で搭載されるWeb会議サービスを利用しています。

自社のリテラシーや環境に適した遠隔会議サービスを見極める

電話回線を介して行う遠隔会議である電話会議サービスでは、基本的にパソコンは不要です。電話さえあれば複数のメンバーとリアルタイムでつながることができます。パソコンが不要ですから、双方のPCやネットワーク環境を問わず、簡単に会議を始められることが最大の利点です。また、初期導入費用や維持費用が不要なサービスが多く、実際に使用しただけしかコストがかからないことも、企業にとっては大きな利点となるでしょう。
さらに昨今では、電話会議サービスの中には、電話会議を利用する際にWeb会議を無償提供しているサービスもあります。

実際にA社では、電話会議サービスを導入することで、利用しているPCのスペック差で発生しがちな音声の遅延などが起こらない、円滑な遠隔会議が可能となりました。今では出張費や移動時間などをはじめとした各種コストを抑え、業務効率の向上を実現しています。

またB社では、電話会議サービスを採用したことで、高速ネットワークが確保できない支社との会議も、音声が途切れることなく会議を行うことが可能となりました。最終的にB社では、選定した電話会議サービスに付属するファイルデータ共有機能も利用することで、理想通りの会議を進められるようになっています。

まとめ

ITの発達により選択肢が増えたことから、より広い視野でそれぞれの特徴と自社のニーズを捉え、購買検討を進める必要があります。実際に使う現場の状態や環境を見極め、「本当に必要な機能はなにか」を考慮し、サービス内容を検討することが、遠隔会議サービス導入を成功に導くカギを握っています。

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