CCA REPORT遠隔コミュニケーションを知る

自社にジャストフィットするのはどれ?Web会議、電話会議、ビデオ会議を徹底比較検証!

2016.06.01

遠隔コミュニケーションツールの代表格として着目されているWeb会議・電話会議・テレビ会議。どのツールも特色が異なり、活用したいシーンに適したセレクトを行わなければ、本来目指すべき「コスト削減や業務効率向上などの目的を果たせない」という事態に陥りかねません。
そこで今回は、Web会議・電話会議・テレビ会議の3ツールを徹底比較! 活用目的に適した遠隔コミュニケーションツール選択にお役立てください。

もっとも低コストで簡単に導入できる遠隔会議とは

国内外の他拠点や、他企業とのコラボレーションワークを推進する際に行われる会議や、研修などにおいて、コスト削減と業務効率の向上をもたらす一手として、遠隔コミュニケーションツールは多くの企業に採用されています。なかでも注目を浴びているのが、電話会議・Web会議・テレビ会議です。

まずは、それぞれの大きな特徴と、一番気になる導入コストについて比較してみましょう。

電話会議Web会議テレビ会議
利用海鮮電話回線インターネット接続IP/ISDN/インターネット/ひかり電話など
必要システム電話機PC/専用アプリケーション/SaaS型など専用システム
導入費用ナシ数万円~数十万円~
運用コスト従量課金月額or従量課金通信費(従量課金)
映像×
音声
電話会議
利用回線電話回線
必要システム電話機
導入費用ナシ
運用コスト従量課金
映像
音声
Web会議
利用回線インターネット接続
必要システムPC/専用アプリケーション/SaaS型など
導入費用数万円~
運用コスト月額or従量課金
映像
音声
テレビ会議
利用回線IP/ISDN/インターネット/ひかり電話など
必要システム専用システム
導入費用数十万円~
運用コスト通信費(従量課金)
映像
音声

テレビ会議

専用の設備を利用した会議システムです。接続するために利用される回線は、かつてはISDNを利用することが多かったのですが、近年ではIPネットワークを利用するケースが増加しています。非常に鮮明な画像と音声環境を得ることができますが、接続が必要な拠点すべてに専用のシステムを導入する必要があります。

初期導入費用はもっとも高額となり、選択する機種や規模によっては1拠点につき数百万になることもあります。またランニングコストは多くのケースで利用した通信費のみの従量課金となります。

Web会議

インターネット回線を利用した会議システムで、PCやスマートフォンがあれば会議を始められる手軽さがあります。映像と音声の両方を駆使した会議が行えますが、その鮮明度は利用する端末やネットワーク環境に依存します。

専用アプリケーションのインストールが必要となるケースが多く、最近ではクラウドSaaS型でも提供されるようになりました。初期導入費用は、アプリケーションの使用料金としてユーザ数ごとに加算されるケースが多くを占めます。ランニングコストは、月額固定や従量課金など、利用するサービスで異なるようです。

電話会議

電話回線を利用した会議サービスで、もっとも古くから多くの企業で活用されています。映像の共有などはできないものの、非常に鮮明な音声状態を維持できることが最大の特長です。また電話回線さえあれば別途インストールを行ったりシステムを用意したりする必要はありません。

導入費用が一切掛からず、多くのサービスで利用した通信費のみ支払う従量課金であるため、初期導入コストはもちろん、ランニングコストともに抑えた運用が可能です。

セキュリティがもっとも長けている遠隔会議ツールは?

企業で利用されるICTツールでもっとも重要視されるのは、やはり「セキュリティ」です。では、セキュリティ面を重視しつつ、会議場所の制限や会議に参加できる人数、会議時間、さらには会議を容易に行えるファイル共有などの機能を配慮した場合、もっとも優れた遠隔会議ツールは、一体どれなのでしょう。

まずは、それぞれの遠隔会議ツールの機能を一覧表にしてみました。

電話会議Web会議テレビ会議
セキュリティ◯(要自社対策)◯(要自社対策)
利用場所の制限◎(電話さえあればOK)◯(要PC(ブラウザ))△(固定)
対応人数小~大規模対応可能小~中規模小~大規模対応可能
会議時間
データ共有◯(専用アプリ利用で可)◎(容易)△(原則不可)
電話会議
セキュリティ
利用場所の制限◎(電話さえあればOK)
対応人数小~大規模対応可能
会議時間
データ共有◯(専用アプリ利用で可)
Web会議
セキュリティ◯(要自社対策)
利用場所の制限◯(要PC(ブラウザ))
対応人数小~中規模
会議時間
データ共有◎(容易)
テレビ会議
セキュリティ◯(要自社対策)
利用場所の制限△(固定)
対応人数小~大規模対応可能
会議時間
データ共有△(原則不可)

まずはセキュリティ面のみで考えてみましょう。

社内でセキュリティに配慮する必要なく導入できる遠隔コミュニケーションツールは、電話回線を利用した電話会議一択になります。

インターネットやIPなどのネットワーク帯域を利用するWeb会議やテレビ会議は、単純に機器やソリューションを導入するだけでは、セキュリティを担保することができません。セキュリティ性を配慮すると、ネットワークサーバーなど、社内のネットワーク部分からのセキュリティ強化が必須となります。

ただし、既に強固なセキュリティ対策を導入済みの企業であれば、問題なく利用できます。また、一部のテレビ会議システムではISDN回線を利用する場合は、一般電話回線を利用した電話会議同様、利用者がセキュリティを配慮する必要なく利用できます。

しかし、インターネット回線やネットワーク回線を利用することには大きな利点があります。それは、ファイルの共有を素早くできることです。会議中、当初は予定していなかった資料を配布する必要に迫られるシーンは多々あるはずです。

Web会議ならば、資料データそのものを、即時に参加者全員に配布することが可能ですが、電話会議やテレビ会議では、別途のネットワークやデバイスを利用したファイル共有を行う必要があります。

会議規模と会議を行う場所から、フィットする遠隔会議を考える

遠隔コミュニケーションツールの使い方は、各社様々です。拠点のトップが集合して報告や会議を行うこともあれば、研修などで利活用する企業もあります。

また、通常の業務で、他社とのコラボレーションワークを行う際にも利用されています。

大規模の人数が参加する会議や、研修など一方向から発信する形のコミュニケーションを行う場合で、かつ鮮明な映像や音声が求められるケースでは、テレビ会議が適しています。ただし、テレビ電話の場合は、専用システムを設置した会議室でなければ利用できないため、設置場所と専用マイクなどの選定が、導入成功のカギを握ります。

逆に、個々の席で実施する会議やミーティングなど、比較的小規模なコミュニケーションでは、Web会議がおすすめです。

それぞれの担当者が所有する資料の共有が素早くできますし、ヘッドマイクとカメラを駆使することで、個々の状況を確認しながらの会議が手軽に行えます。ただし、利用者のリテラシーによっては操作が難しいこともあるため、導入する際は慎重なトレーニングが必要となることもあります。

映像の共有が不要な会議で、かつ開催場所を問わないケースにおいては、電話会議がおすすめです。必要な機器が「電話回線がつながる電話機」だけでよいので、外出時やネットワークが安定しない海外でも、鮮明な音声によるコミュニケーションが行えます。

電話をかけるだけという手軽さと、会議時間が長時間にわたっても、回線が乱れにくいという点も大きなメリット。迅速な顧客対応が求められる営業パーソンや、外出中の社員が多く会議の調整が難しい営業所などに多く利用されています。緊急時対策の際などにおいても有効です。

まとめ

代表的な遠隔コミュニケーションツールである電話会議・Web会議・テレビ会議は、いずれも、出張頻度を抑え、複数拠点とのコミュニケーションに最適化されたツールです。しかしながら、それぞれのメリット・デメリットがあることは確かです。

利用頻度やシーンによっては「導入したものの、映像や音声がつながらず、使えない・使いづらい」ということにもなりかねません。導入前には「いつ・どこで・だれが・どのように利用したいのか」というように、利用シーンを明確に想定し、自社での利用方法にフィットするツールを選択するとよいでしょう。

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