ニーズ別に解説！正しい遠隔コミュニケーションツールの選び方

かつて、企業が利用していたコミュニケーションツールと言えば、電話かFAXだけでした。しかしITの発達とともに、メール、チャット、掲示板システム、Web会議、テレビ会議、電話会議と、さまざまな手段の遠隔コミュニケーションツールが登場しています。
企業が利活用しているメジャーな遠隔コミュニケーションツールを活用する前に、それぞれの特性と、どのようなシーンに適しているのかを知っておきましょう。

遠隔コミュニケーションツールの種類と特性を知っておこう

遠方の拠点との会議や、他社とのコラボレーションワークには欠かせない、多種多様なコミュニケーションツール。遠隔コミュニケーションツールは、従来であれば遠方の拠点や国内外の取引先まで足を運び、顔を合わせて会議を行うという業務に伴って発生していた、交通費や移動時間などのコストを名実ともに削減し、業務効率を大幅に向上させる、業務には欠かせないツールとなりました。

どれもそれぞれに特性があり、カバーできる範囲が異なります。まずは、各ツールにどのような特徴があるのかを知っておきましょう。

では、企業の業務で想定されるさまざま「状況」に適したツールを探ってみましょう。

「じっくり考えてから」「検討した後に回答」に適したツール

あらかじめ資料を閲覧してもらい、じっくり検討してもらう必要があるシーンや、日を置いて話し合うための情報共有を行うシーンは少なくありません。このように、いわば非リアルタイム型コミュニケーションを行う際は、メールやFAX、掲示板システムが有効です。

メールやFAX、掲示板システムの利点として、「相手の時間を奪わない」という点が挙げられます。伝えたい情報や渡しておくべき資料などを渡しておけば、相手は自らのタイミングでそれらの情報を確認し、返事をすることが可能です。

さらに大きなメリットとして、情報のログを全体的に残すことができる点も大きな利点です。あらかじめ情報を開示し、プロジェクトメンバー全体に公開しておくことによって、「言った・言わない」などのトラブルを回避できるのです。

「今すぐ聞きたい」「すぐに回答が欲しい！」が可能なツール

時間に余裕があるときは、非リアルタイム型コミュニケーションでも問題はないでしょう。しかし、急ぎの確認や返答が必要となるシーンや、会議、研修など、ディスカッションが伴うコミュニケーションを行いたいシーンも数多くあります。このように、リアルタイム性を重視するケースでは、チャット、Web会議、テレビ会議、電話会議が有効です。

チャット、Web会議、テレビ会議、電話会議における最大のメリットは、リアルタイムなやりとりができることにつきます。

ただし、チャットは文章によるコミュニケーションであるため、互いに入力する時間を待つ必要があります。やりとりのログをテキストの形で残すことができるメリットはありますが、少々のタイムラグが発生するというデメリットもあります。

Web会議・テレビ会議・電話会議では、基本的に会話によるコミュニケーションが行える点に大きなアドバンテージがあります。相手の顔を見たい、資料を見せながら説明をしたい、というときはWeb会議やテレビ会議が適切です。

しかし映像が伴うコミュニケーションは、カメラをはじめとした設備投資が必要となります。電話会議は映像の中継を行うことはできませんが、電話回線さえあれば利用できる点が大きなメリットになるでしょう。

どこにいても会議に出席できるコミュニケーションツールとは？

では次に、コミュニケーションを行う場所について考えてみましょう。多くのケースでは、在籍しているときや、会議室などで遠隔コミュニケーションツールを使うことが多いかもしれません。特に専用の機器を設置しなければならないテレビ会議においては、利用する場所を選択する余地はありません。

しかし、業務や状況によっては、社外にいるときに複数のメンバーとリアルタイムなコミュニケーションを行わなければならない必要に迫られることも多々あります。比較的場所にとらわれず、コミュニケーションをとりたいケースであれば、メールやチャット、Web会議、電話会議を選択するとよいでしょう。

ただし、リアルタイム型のコミュニケーションツールを選択する場合、特にWeb会議では、安定したインターネット環境が必要不可欠となります。移動中や、海外など安定したネットワークの利用が難しい環境下では、中継が途切れてしまう可能性が高いためです。

海外の拠点や移動中など、フレキシブルかつ簡単に場所にとらわれることなく、遠隔コミュニケーションツールを活用したいケースであれば、電話１つで実施可能な電話会議が適しています。

まとめ

大幅な業務効率向上とコスト削減を実現する遠隔コミュニケーションツールは、使用したい状況や場所に合わせて適切に使い分けることで、より大きな導入効果を発揮します。非リアルタイム型コミュニケーションにはメールや掲示板システムを、そして映像を伴うリアルタイムなコミュニケーションが必要なケースでは、Web会議やテレビ会議を選択するとよいでしょう。

また、リアルタイム型コミュニケーションが必要で、場所にとらわれないフレキシブルな利活用を行いたいのであれば、電話会議がおすすめです。