CCA REPORT遠隔コミュニケーションを知る

うまく会話がかみ合わない!そんなときのチェックポイント

2016.02.25

ビデオ会議サービスを導入したのはいいけれど、いまいち会話がかみ合わない……。そんな経験をしたことはありませんか。それはもしかしたら、ビデオ会議ならではのコミュニケーションを実践できていないことが原因かもしれません。特に使い始めのころに陥りがちな「何だか使いづらい」を解決するためのポイントを説明します。

解決のポイントは、トラブルごとに違う

「何だか使いづらい」と言っても、原因はさまざまです。トラブルの内容ごとに、その解決策について考えてみましょう。

トラブル1:会議メンバーの反応がいまいち悪い

ビデオ会議システムを通して会議をするなかで、おそらく最も多いのがこのトラブルでしょう。こちらの発言に対して参加者の反応が鈍く、ワンテンポ遅れて答えが返ってきたり、そのまま反応がなく静まり返ってしまったりした経験はないでしょうか。
実は、その原因のほとんどは「誰に対して発言したのか分からない」ことにあります。実際に顔を合わせていればアイコンタクトやその場の雰囲気などで、誰に向かって話しているのかを感じ取ることもできますが、モニター越しのビデオ会議ではそうもいきません。
そのため、こうしたトラブルに対しては、誰に対して話しかけているのかをはっきりさせることが有効な対策になります。具体的には「○○支社の△△さんに質問です」「~と思いますが、仙台の××さんはどう思いますか?」などのような相手の反応を引きだす話し方をするといいでしょう。最初は少し煩わしく感じるかもしれませんが、相手にとっても反応しやすい雰囲気を作ることが会話をスムーズにする秘訣になります。

トラブル2:機械に向かってしゃべっているようで話しづらい

ビデオ会議では相手の反応が見えにくいため、自分ばかりがひとりでしゃべっているような気持ちになってしまうのも意外と多いトラブルです。参加者がちゃんと聞いているか分からないと不安になってしまうのもうなずけます。
しかし、よく考えてみると、ビデオ会議で毎回相手の反応を求めるのは難しいものです。それぞれの拠点にいる参加者がいちいちあいづちを打っていたのでは、スムーズに会議を進行することはできないでしょう。
このトラブルの有効な解決策は、発言者自身が「あいづちは期待しない」と割り切ってしまうことです。まずは自信を持って自分の発言をすませてしまい、その後に「質問はありますか?」「ご不明点はありませんか?」などのように参加者の反応を確かめるといいでしょう。

トラブル3:発言するタイミングが分からない

ビデオ会議の参加者から、こんな声を聞いたことはないでしょうか。発言のタイミングが取りにくかったり、ほかの拠点にいる参加者と発言のタイミングが重なったりしてしまうというトラブルです。そのままにしておくと、しだいに発言しづらくなってしまい、会議の活発性が失われることにもなりかねません。
顔を合わせて行う会議であれば、ほかに発言しそうな人がいないか様子を見たり、発言前にすっと手を上げたりすることでタイミングをはかることもできますが、ビデオ会議ではそういった空気を読むのは少し難しいものです。この「空気」の正体はアイコンタクトなどの言語や話し方といった聴覚以外の情報です。プレゼンテーションのコツとして紹介されることの多い「メラビアンの法則」と呼ばれる理論によれば、聞き手は実に半分以上の情報をそうした視覚情報から得ています。ビデオ会議では顔が見えるので、どうしてこの点が問題になるのか不思議に思われるかもしれませんが、実際には会議室での同席に比べて伝達される情報量には違いがあるとするデータもあります。
こうしたトラブルを避けるために、発言のタイミングを読む助けになるものを用意することをおすすめします。具体的には会議の進行役を用意したり、発言の順番をあらかじめ決めておいたりするなどが有効な解決策になるでしょう。進行役が「□□支店さんのご意見はいかがですか?」のように発言のタイミングを作ることで、参加者も気兼ねなく発言ができるようになります。

ビデオ会議ならではのコミュニケーションを意識する

ビデオ会議はモニター越しに会話をするもの。直接顔を合わせるわけではないため、スムーズにコミュニケーションをとるためには、少し工夫が必要になります。「うまく会話がかみ合わない」と感じている人は上記のチェックポイントを見直してみましょう。

参考:メラビアンの法則から学ぶ、プレゼンで大切な3つのポイント | HappyLifeStyle

参考:遠隔協働環境におけるコミュニケーション促進要因の分析 | 同志社大学 工学部 情報システムデザイン学科

参考:ビデオ会議サービス|コーラス・コール アジア

 

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