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ビデオ会議システム導入にはオフバランスレンタルサービスがおすすめ

C3-1_ビデオ会議システム導入はオフバランスレンタルサービスがおすすめ

社内でビデオ会議(TV会議)システムを導入するときに悩みの種となるのが、機器の調達とそれにかかる費用です。機器を購入するにはある程度の経費がかかり、業者を通じてリース契約すると資産計上などの経理的な手続きもしなければなりません。コストを安く抑え、かつ事務処理を簡潔に済ませられる良い方法はないだろうか――ビデオ会議の運営担当者の頭を悩ませる課題です。 こうした問題を解決するのが「オフバランスレンタルサービス」です。オフバランスレンタルサービスとはどんなサービスなのでしょうか。そして、購入やリースと比べるとどのようなメリットがあるのでしょうか。

オフバランスレンタルサービスとは

オフバランスレンタルとは、簡単に言えば企業向けのレンタルサービスの一種で、バランスシート(貸借対照表)に計上されないという特徴があります。ほかにも企業向けの物品貸借にはファイナンス・リースがありますが、こちらは “オン”バランスの物品貸借なので、資産計上の必要があります。

ビデオ会議や電話会議システムを提供するサービスの中には、オフバランスで機器を貸与するものがあります。では、オフバランスレンタルはファイナンス・リースと比較すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。

1つ目は契約期間が短く、中途解約できる点です。ファイナンス・リースの場合は6年以上の契約が必要で、中途解約ができません。2つ目は会計処理が容易な点です。ファイナンス・リースは売買取引に準じた会計処理(つまり、購入に準ずる)となり、資産にも計上されるため導入期間中の会計管理が煩雑です。これに対して、オフバランスレンタルの会計基準は賃貸借処理であり、資産計上も不要です。オフバランスレンタルによるビデオ会議システムの導入は、短期間の利用や中途解約ができるといった柔軟性と、面倒な会計処理が省けるのが大きな利点と言えるでしょう。

機器選定の手間を解消

ビデオ会議をはじめるには、Webカメラや大型モニターといった専用の機器を調達しなければなりません。担当者にとって、なじみのないIT機器の情報収集をして、その中から最適なものを選定するのは骨の折れる仕事です。しかし、オフバランスレンタルサービスを利用すれば、こうしたわずらわしさはありません。

オフバランスレンタルは、ビデオ会議で必要な機器が一式貸し出されるのですが、自己調達では見落としがちな、スタンド類などの補助道具もあわせてレンタルできます。導入する企業の目的に最適な機器を、プロの目を通して提供してくれるので、選定に失敗がありません。そのうえ、ファイナンス・リースのような保守契約も不要。毎年更新する保守契約手続きの手間も省けます。

自社に最適なビデオ会議用の設備をレンタルでき、保守契約処理のわずらわしさからも解放されて、担当者の負担を大幅に削減してくれるでしょう。

安定したビデオ会議の運用が可能

ビデオ会議システムの専門知識がないまま購入した機器や、リース契約で調達した機器をビデオ会議に使用すると、機器が正常に動作せずビデオ会議が途中で中断してしまうことがまれにあります。原因は、機器とビデオ会議サービスとの相性が悪いためです。会議中にトラブルが頻発するようであれば、最悪の場合、買い替えやリース契約のやり直しを余儀なくされ、思わぬ経費がかかることになります。

オフバランスレンタルサービスを利用すれば、動作確認済みの機器が貸与されるのでトラブルのない安定した運用ができます。万一、機器にトラブルがあってもサポート窓口に問い合わせれば、専門スタッフが具体的な対処の仕方教えてくれます。こうした安心のサポートを受けられるのは、オフバランスレンタルサービスだからこそと言えるでしょう。

はじめてのビデオ会議システムの導入は不慣れなことばかり。担当者の苦労は相当のものです。手間をかけずに確実にビデオ会議を運用するには、オフバランスレンタルサービスがおすすめです。

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