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[遠隔コミュニケーションを知る] CCA REPORT

仕事相手とのつながりに敬遠される無料通話アプリ 業務での活用には専用システムが最適

C2-1_仕事相手とのつながりに敬遠される無料通話アプリ

スマートフォンと無料通話アプリを使ったコミュニケーションは世代を問わず広く普及しています。そこで、社内の業務連絡やビデオ会議(TV会議)をするためのツールとして、無料通話アプリを使ってみようと考える人もいるでしょう。ところが、業務目的で使うコミュニケーションツールは、無料通話アプリよりも専用のシステムのほうが適しているのです。その理由とはいったい何なのでしょうか。

無料通話アプリが業務利用に不向きな理由

無料通話アプリはLINEをはじめ、Skype、カカオトークなど数多くあります。こうしたアプリの中には、気のあう仲間同士でグループを作り、同時通話やビデオ会議ができる機能を備えたものもあります。

営業のように、メンバー全員が揃う機会の少ない部署でチームリーダーを務めている人であれば、電話会議やビデオ会議はチームワークや業務効率を上げる良いツールになると考えるでしょう。そんなとき、つい日頃から慣れ親しんでいる無料通話アプリを社内業務で……と思うかもしれません。仕事もプライベートも1つのツールでまかなえるので、まさに一石二鳥です。

ところが、プライベートで使用している無料通話アプリを業務に活用しようとしても、思い描いた通りに事が運ばないのです。

仕事関係の人と無料通話アプリでつながりを持ちたくない

実は、無料通話アプリを業務に活用しようと提案しても、社内であまり共感が得られないのです。MMD研究所は、スマートフォンを利用している20歳から39歳の社会人を対象に「ビジネスパーソンのコミュニケーションツールに関する調査」(2014年3月)を実施しました。その中で、日頃からLINEを利用している人のおよそ4割は、仕事仲間や取引先の人と連絡を取るのにLINEは使いたくないと回答しています。

また、マイナビでも会員500人に仕事でLINEを使っているかについて調査したところ、仕事では使っていないと答えた人は全体の約94%を占めました。使わない理由として、LINEを私的なやりとり以外には使いたくないとの回答が寄せられています(2014年4月)。

両調査から、無料通話アプリはあくまでもプライベートなやりとりのためのツールであって、仕事目的では敬遠される実状がうかがえます。

社内規則で無料通話アプリの業務利用が禁止の場合も

無料通話アプリの業務利用は、社内規則上の問題もあります。マイナビの同調査では、LINEを仕事で使わない理由として、社内規則で禁止されているとの回答もありました。企業によっては、業務に外部のSNSを使うことを認めていません。もし、LINEのような無料通話サービスをSNSと同じ扱いにしている場合は業務目的に活用したくてもできないのです。

また、個人情報を扱う企業では、外部に情報が流出する事故を警戒して、無料通話アプリを自主的に使わないようにしています。社内のネットワーク管理者にとって、無料配布のアプリケーションはセキュリティ対策についても懸念事項となるでしょう。社内規則や事業内容と照らし合わせると、業務目的での無料通話アプリは導入しづらい事情があるのです。

専用の会議システムなら利用者と社内規則の問題を解消

無料通話アプリを活用して業務を効率化しようと思い立ったものの、利用する側は消極的であり、社内規則の問題も相まって実現は困難です。チーム内で、音声やビデオ通話を使った会議や打ち合わせをするには別のツールを使うしかありません。こうした要求に応えられるのが専用の会議システムです。専用のシステムを導入すれば、無料通話アプリに仕事関連の人とのつながりを持ち込まずに済むため、利用する側の公私の使い分けが容易です。また、専用のシステムは、限られた人だけが利用するので、外部のSNSと同一扱いにはならず、社内規則の問題も解決できます。

無料通話アプリをプライベートだけでなく仕事にも併用できれば合理的です、しかし、使う側が敬遠しては肝心の業務効率を向上させる目的が果たせません。社内で電話会議やビデオ会議を活用するときは、専用のシステムを導入するのが現実的かつ最適といえるでしょう。

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