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CCA REPORT遠隔コミュニケーションを知る

[遠隔コミュニケーションを知る] CCA REPORT

「現場」に貢献するビデオ会議サービスの効果とは?

「現場」に貢献するビデオ会議サービスの効果とは?

新支店を海外にオープンする際に、ビデオ会議(TV会議)はその威力を発揮します。何度も現地に赴かなくても、遠隔での指示が可能だからです。しかし、実はビデオ会議の利点はそれだけではありません。ここでは、海外の事例を見ながら、新支店オープン時のビデオ会議の意外な活用法についてご紹介します。

オーストラリアの大学が新キャンパスオープン時に導入

2011年、オーストラリアにあるホスピタリティ(飲食店やホテルのマネージメント)を専門とする大学が、国内外に2カ所の新キャンパスをオープンすることになりました。新しい施設の立ち上げには、設営やスタッフの研修など徹底した管理が必要になります。しかし、多忙な管理職にとって2カ国3キャンパスを何度も行き来することは負担が大きいため、ビデオ会議を導入することにしました。当初は担当する管理職の移動時間と出張費の削減を期待していました。ところが実際に導入したところ、思わぬ成果が出始めたのです。

それは現場のスタッフからの反響でした。監督する立場の職員よりもむしろ、現場のスタッフに大きなメリットがあったのです。「すぐに、いつでも」始められるビデオ会議の導入により、スタッフ間のコミュニケーションは大いに活性化されました。個々の課題についてすぐに話し合うことでチームワークが良くなり、結果として生産性の向上につながったのです。

ビデオ会議の隠れたNo. 1効果「生産性の向上」

2010年、IT業界のマーケットリサーチを専門とするヤンキーグループが企業内の意思決定者を対象にアメリカで行った調査によると、企業のビデオ会議導入の主たる目的は「出張費の削減」という回答が第1位でした。しかし、実際に導入後の利用者にビデオ会議の利点を聞いたところ「生産性の向上と効率アップ」がトップの回答となっています。先にご紹介したオーストラリアの大学の事例と全く同じ結果です。

もちろん出張費の削減も大きな利点のひとつですが、ビデオ会議を実際に利用してみると副次的な利点と考えられていた「生産性の向上」がよりクローズアップされます。同グループの報告書では、ビデオ会議でのコミュニケーションは音声のみの場合と比べてさまざまな面で優れていることが示されています。対話者同士の積極性が増すため、情報量は38%、理解スピードも40%と増加します。表情やボディランゲージにより、特に相手のネガティブな反応が理解できると言います。さらに説得力に関しても、43%増になるとされています。(Yankee Group“Building a Video-First Culture in Your Business”)

外部企業とのアライアンスでも威力を発揮

ビデオ会議は専用のテレビシステムがなくても手持ちのスマートフォン、タブレット端末から利用が可能です。パスコードさえ入力すれば手軽に会議に参加できるのです。そのため外部企業とのアライアンスもストレスなく利用できます。先に挙げたオーストラリアの大学の事例では、新キャンパスのIT担当企業とのスムーズな連携にビデオ会議が一役買いました。例えば入学手続きのシステムに障害が発生したとき、技術者がキャンパスに到着するのを待つ必要はありません。ビデオ会議を利用して動作障害について説明しながら、システム復旧のリモートサービスを受ければ、技術者がその場にいるのと何ら変わらないからです。従来システムダウン時に大きな負担となっていた復旧までの時間を大幅に短縮することができます。また、すでに社内に導入されている他のサービスとビデオ会議が簡単に連携可能なのもポイントです。電話、Eメール、チャットなど相手や状況によって使い分けをすることなく、ビデオ会議ひとつですべてのコミュニケーションツールをまとめて利用できるのです。ビデオ会議は各支店の管理職クラスの会議のためだけでなく、スタッフの知識共有や外部との連携など、「現場」にも大きく貢献するツールだと言えます。

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