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[遠隔コミュニケーションを知る] CCA REPORT

テレワークの導入で一緒に検討したいWeb会議とビデオ会議システム

テレワークの導入で一緒に検討したいWeb会議とビデオ会議システム

政府は、テレワークと呼ばれるICT(情報通信技術)を活用した新しい働き方を推し進めています。普及すれば、オフィスの雰囲気を保ちながら、時間や場所にとらわれない働き方が実現できます。テレワークを実用的なものにするには、ICTを駆使したシステムの導入が重要なカギを握ります。中でも、Web会議やビデオ会議(TV会議)システムは大きな役割を果たします。

テレワークとは

テレワークとは、インターネットと情報端末を用いて、時間や場所にとらわれずに業務をこなす新しい働き方です。このテレワークと似た形態にリモートワークがあります。リモートワークは在宅勤務を指しますが、テレワークはインターネット環境が整ったサテライトオフィスやコワーキングスペースでのモバイルワークも含めています。

実はこのテレワーク、国をあげて取り組みが進められているのです。政府は、2020年までにテレワークを導入する企業の数を2012年度の3倍にするとともに、テレワークで働く雇用者の数を10%以上増やすことを打ち出しています。これを受けて、総務省、厚生労働省、経済産業省、国土交通省の各省庁は、テレワークの普及に向けた就業規則の策定やツール開発などを検討しています。

テレワークに力を発揮するWeb会議システム

オフィスであれば、チーム内のメンバー同士で意見やアイデアを持ち寄りたいときは、会議室に一同が集まって、その場で話し合うことができます。ところが、テレワークでは全員の集合時間があわないなどの理由で容易に会議を実施できません。

Web会議は、オフィスで開く会議の代替手段として使えます。たとえば議題やアイデアの募集をWeb会議室上で起案しておき、期限内に回答するよう伝えておきます。一人ひとりが好きな時間に返答してそれらを集約すれば、会議室で繰り広げる意見交換と同等の結果が得られます。また、プレゼン資料の素案を掲載しておき、チームのメンバーから添削や指摘を受けたいときにもWeb会議は役立ちます。

時間にとらわれずに会議室でのやりとりに近い議事進行と意見の集約を求めるのに、Web会議システムは効果的です。

ビデオ会議システムと併用すればさらに有用

テレワーク導入後も、時間を決めて全員で打ち合わせをする定例ミーティングの必要は出てきます。こうした要求に応えてくれるのがビデオ会議システムです。ビデオ会議システムでは画面に複数の人を同時に映し出せるため、さながらミーティングをしているような雰囲気を作れます。そして、オフィス内でのミーティングのような口頭による通達や、身振り手振りを使って伝達ができるのです。途中で思いついたことをメモに書いて見せながら、詳しい説明ができるのもビデオ会議システムの利点です。

テレワーク導入はICTシステムとあわせた検討が大事

ライフワークバランスの重要性がより叫ばれるようになった昨今、企業では社員がオフィス以外の場所でも仕事のできる環境作りが課題になっています。テレワークはこうした社会の流れに対応できる新しい働き方です。今後、政府の取り組みが進んでいけば、テレワークは多くの企業に取り入れられていくでしょう。

テレワークでオフィス勤務に近い業務効率を引き出すためには、ICTを駆使した会議システムは欠かせないツールとなるでしょう。特に、Web会議とビデオ会議は離れた人同士をつなぎ、オフィス内でのミーティングに近いやりとりをしたいときには大いに役立ちます。

近い将来テレワークは貴社でも導入が検討されるかもしれません。その際は、社内制度を整えるだけでなく、システムもあわせて検討したいところです。制度とシステムの両立は、自社のテレワークを成功させる要素となります。

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