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[遠隔コミュニケーションを知る] CCA REPORT

世界有数のIT企業も積極活用するビデオ会議 点在する社員同士のコミュニケーションに一役

世界有数のIT企業も積極活用するビデオ会議

世界屈指のIT企業として知られるエバーノートや日本マイクロソフトでは、日頃の業務にビデオ会議(TV会議)を積極的に使っています。背景には、世界各地に従事するスタッフ同士のコミュニケーションを図るためや、新たなワークスタイルへの取り組みなどがあります。最先端のIT企業はどのようにビデオ会議を活用しているのでしょうか。

エバーノート社は世界各地のスタッフとの打ち合わせに

文書や写真をインターネット上のサーバーに保存し、パソコンやスマートフォン、タブレット端末で閲覧・共有ができるクラウドサービスとして有名なのが「Evernote」です。このサービスを提供しているのが、シリコンバレーに本社を置くエバーノート社です。

同社は総従業員数がおよそ400名で、日本を含む世界各地に拠点を構えています。それぞれのオフィスのプログラマーやデザイナーらは、世界中の社員と連絡を取り合いながら業務に取り組んでいます。

同じ部門のスタッフが同一のオフィスに在籍していないため、チーム全員が揃ってのミーティングはなかなか開けません。そのため、世界各地にいる同じチームの仲間との打ち合わせにビデオ会議を活用しています。直接顔を合わせてのミーティングとほぼ近い形で、業務連絡やコミュニケーションを図る手段として、ビデオ会議は大いに力を発揮しているのです。

相手と直接顔をあわせて会話をすると、文章や言葉で表現しにくい意思表示を表情で伝えたり、読み取ったりすることができます。これは、メールや電話では十分にできないコミュニケーションです。対面によるコミュニケーションを同席せずに実現できる手段として、ビデオ会議はうってつけのツールです。

エバーノート社では長文メールのやりとりは原則禁止のルールを設けています。さらに、同じオフィスにいる人とは、直接相手のデスクで話をするよう推奨しています。対話でのコミュニケーションを重視する社風が、ビデオ会議導入のきっかけになっているといえるでしょう。

日本マイクロソフトは自宅勤務社員との業務連絡に

一方、日本マイクロソフト社では新しい働き方の推進にビデオ会議を活用しています。それは、ITを駆使した在宅勤務です。

同社は、社員一人ひとりの生活事情や能力にあわせた仕事環境の実現を目指しています。その一環として取り組んでいるのが、オフィス以外の場所でも仕事ができる在宅勤務の促進です。たとえば、週に3日まで在宅での勤務を認めるといった制度を実施しています。

一口に在宅勤務と言ってもさまざまな課題があります。その1つが社員同士のコミュニケーションをどう維持するかでしょう。これを解決する手段として同社が導入したのが、自社開発のオンライン会議ツールでした。このツールにはビデオ会議の機能も備わっており、オフィスで上司や同僚と打ち合わせする同等のやりとりが実現できます。

在宅勤務制度の普及により、日本マイクロソフト社では全社員のうち60%近くはオフィス以外で仕事をしているといいます。また、3月19日は原則として在宅勤務の日に制定して、さらなる新しい働き方の取り組みを進めています。

ビデオ会議は点在する社員同士のコミュニケーションに最適

このように、ビデオ会議は世界中に同じチームの仲間が分散する場合や、在宅勤務で社員がオフィスにいないという場合に、チーム全員が集まりコミュニケーションを図るツールとして重要な役割を果たしています。

特に、顔をあわせてのコミュニケーションを重視する企業にとっては相手の表情も見てとれるビデオ会議は最適なツールといえるでしょう。実はシリコンバレーでは、オフィスに来て顔を合わせながら仕事をすることが生産性を高めるという意識に変わってきています。一方で「ダイバーシティ」が謳われ、多様な働き方も求められています。世界有数のIT企業が取り入れているビデオ会議システムの活用は、双方のニーズを満たす1つの有益な手段と言えるのではないでしょうか。

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