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[遠隔コミュニケーションを知る] CCA REPORT

「ビデオ会議は使えない」と考える前に見えないコストをクラウド型サービスで解消しよう

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遠隔地とのコミュニケーションを効果的に実現するビデオ会議システム。この数年で市場規模が2倍になるほど本格的な普及が始まっています。しかし、すでに導入を果たしながらも効果がない、むしろ手間が掛かり後悔しているという評価も聞こえてきます。こうした事例と解決方法をご紹介します。

ビデオ会議で出張費用を大幅に削減

各地に拠点を持つ担当事業で重くのしかかる、会議のための出張費用。さかのぼること数年前、課長職に就いたA氏(現在45歳)は、拠点を多く持つ業務の効率化とコスト削減を求められる中、普及が進み始めたビデオ会議の導入を推進しました。契約や必要機器の購入といった100万円程度の初期費用と数万円の利用料金に対して、削減できる移動交通費は年間1,000万円以上。担当者の年間の累計移動時間を2000時間と考えれば、その費用対効果は圧倒的でした。対面に近い密接なコミュニケーションとコスト削減の両立を実現させることができると目論みましたが……。

導入成果のために時間浪費!?

「Bさん、こちらの声は入っていませんか?」、「画面は出てるんだけどな」、「おい、携帯に連絡してみようか」、「ミュート解除してますか?」。ビデオ会議が始まる前のA課長のいつもの仕事です。システム担当Eさんも会議のたびに予定していた仕事が手につかなくなります。もちろん、その前に“会議ルームの設定”や通知の送信、果ては本社の会議室確保までやらなければいけない。システムのトラブルで会議が始められなければ、議題をきちんと処理できません。そのためA課長をはじめシステム担当が貼りつきで準備をし、他の仕事は残業に回すことになります。時間どおりに終えることができるかと心配していると、「せっかくなので担当のFさんも参加しています」。突然、Fさんが話し始めます。ビデオ会議の雰囲気に慣れないためなのか、報告にまとまりがありません。こうなるともはや時間の浪費です。“せっかくだから”“ついでに”といってビデオ会議に支店のスタッフを参加させる責任者。A課長は苦言を呈したものの、「支店もコスト負担しているのでビデオ会議の場を有効に活用したい」と反論されました。ビデオ会議にかかる固定費は利用部門で分配しています。もはや、会議ではなく「会議システムを使うこと」が目的となってしまっているのです。

隠れたコストまで圧縮するクラウドサービス

会議運営が適切にできていなければ、密接なコミュニケーションも適切な意思決定にもつながりません。会議時間を延長すれば、参加者の時間的な負担は増すばかりで、「隠れたコスト」の増大につながっていくわけです。これでは、「使えない」という声があがるのもやむを得ません。そこで、「隠れたコスト」をどう削減するかが、ビデオ会議を定着させ、円滑なコミュニケーションを実現するカギとなります。このところ、クラウドによるビデオ会議システムを提供している事業者が、こうした課題に対する解決手段を提案しています。たとえば、「固定資産不要・基本利用料不要・従量課金制」にすることで、使った分だけの負担となるため、“無理に”“せっかく”“ついでに”をなくし、必要に応じた効率的なコミュニケーションを追求することができます。また、システムや機器そのものの管理をサービス提供者の専門オペレーターに任せることで、「いかに効果的な会議を開催するか」に専念できるでしょう。
すでに現在導入したシステムにも多額の費用を計上しているため、「サンクコストの呪縛」があるかもしれません。多数の問題を前にしてどのような対策を講じるか? A課長の本当の手腕が発揮されるのはここからです。

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