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CCA REPORT遠隔コミュニケーションを知る

[遠隔コミュニケーションを知る] CCA REPORT

チームコミュニケーションの滞りを手軽に改善
電話とメールの欠点を埋める電話会議

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各店舗の売上や課題を本部がタイムリーに把握することは、間違いなくビジネスのキーの一つだと言えます。ここで重要なのがどれだけリアルタイムでその処理を行えるかです。遠隔地との電話は常に1対1、メールでは一方通行となってしまいますが、そうしたデメリットを効率改善できるのが電話会議です。即実践可能であるシステムのメリットとともに、具体的に解説します。

ビジネスにおける情報共有の重要性

各地に支店を持つ企業にとって、それぞれの店舗の経営状況や日々の業務が滞りなく進んでいるのかを、本部が正確に把握するかどうかは、ビジネスの成否を分けます。

例えば、全支店で一斉に新システムを導入するケースを考えてみましょう。新システムの利用マニュアルを各支店にメールで送付し、「特別難しいものでもないので問題ないだろう」と本部は想定します。ところが、ふたを開けてみると、新システム運用開始日以降も旧システムを利用している支店や、間違った新システムの運用をしている支店があるものです。このように、情報がきちんと共有されなかった結果、時間と労力を無駄に費やすことになるのです。

また、正確な情報共有は無用なトラブルを防ぎます。例えば、ある支店で顧客からクレームがあった場合、解決策を求めて顧客が直接本部に電話をした時に、その情報が本部に正確に伝わっていなかったらどうなるでしょうか。「あの支店であれほど説明をしたのに、本部では何も聞いていないのか」と顧客は怒りを露わにすることでしょう。トラブルを解決するどころか事態をより悪化させてしまう結果になりかねません。

従来のコミュニケーション手段における問題点

こういった情報共有の重要性は広く認識されていますが、実際に各店舗間や店舗と本部との間で効率的なコミュニケーションは行われているのでしょうか。従来のコミュニケーションツールに潜む問題点を見ていきます。

一方通行に終わってしまいがちなメール

遠隔地間でのビジネスコミュニケーションとして、現在もっとも一般的なツールはメールです。記録として残すことができ、海外へのコミュニケーションも無料、時差のある国とのやりとりでも相手の都合を選ばず送信することができます。しかしながら、メールの大きな欠点は一方通行に終わってしまうことです。そもそも読んでもらえているのか、強調したかった点は文字だけで相手に誤解なく伝わっているのか、メールでは判断することができません。また、タイムリーにやりとりができないということもマイナス要因です。ビジネス用に慎重に言葉を選んでメールを記載するのにも時間がかかり、送ったメールにもすぐに返信があるとは限りません。メールにかける膨大な時間がビジネスの効率を落としているのです。

1対1の会話しか不可能な電話

メールの欠点を補ってくれるのが電話です。すぐに相手と連絡をとることができ、メールの読み書きに必要な時間を圧倒的に短縮することができます。そんな電話の問題は1対1でしか会話ができないことです。何店舗も支店がある場合など、同時に複数の相手に情報を発信することができません。まず大阪の支店に電話をかけて、次は名古屋、札幌……。同じことの繰り返しに疲れ果ててしまいます。また、海外に支店を持つ企業の場合、国際通話の料金もかなり高額になります。

手軽に取り入れられる電話会議でコミュニケーションを確実かつ迅速に

そんな従来のツールの問題点を解決するのが電話会議です。場所を選ばずに会議を始めることができ、複数人の参加が可能です。メールを使って何度もやりとりしなくても、リアルタイムで各支店の状況や意見を確認することができるので、意思決定の迅速化を促進します。会議内容の録音も可能で、しっかりと記録を残すことができます。海外の支店とのコミュニケーションもスムーズに行えます。

また、電話会議の利用には、大がかりな設備は必要なく、簡単にビジネスに取り入れることができます。月額基本料金、通話料、使い勝手の良さが導入ポイントとなるでしょう。

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