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業務効率化のカギはクラウドサービスにあり オフィスからの解放と個人に最適な端末の組み合わせとは?

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ますます激化するビジネスシーンにおいて、さらなる業務の効率化は重要な課題です。近年の目覚ましいITの発達によって、職場のあり方そのものが変化しつつあります。これまでの職場は人が集まって議論する場でしたが、クラウドサービスの活用によって物理的なロケーションは問題ではなくなりました。今回は新しい働き方に即したサービスの内容と、そのメリットをより活かせるBYOD (Bring Your Own Device)との連携にも触れながら紹介していきます。

業務効率化はここまで来ている―リモートワークという働き方

近年、従来あった「会社に通う」というワークスタイルは根本から見直されつつあります。ノートパソコンの普及によって固定デスクが必要なくなったように、最新のネットワーク技術はオフィスさえも不要なものとしてしまいました。在宅、または遠隔地にいながらオフィスと同等の仕事ができる、リモートワークと呼ばれるスタイルです。オフィスに通うことが義務でなくなることは、遠隔地の人材活用(リクルート)や各地域の営業所が不要になることなど、業務を大幅に改善するメリットがあります。

在宅で「オフィスと同等の」仕事ができることが重要になってきますが、そのキーがクラウドサービスです。様々なデバイスを使って、どこからでも同じデータにアクセスできることで、タイムラグなく情報の共有やアップデートが可能です。そして、オフィスに通う最大の意味でもある会議もまたクラウドサービスで実現可能なのです。方法は非常に簡単です。音声部分は電話会議で、スクリーンの共有や顔を見ながらのコミュニケーションにはビデオ会議(TV会議)やWeb会議を組み合わせます。

こうしたクラウドサービス導入のメリットはワーカーだけではなく、企業側にもあります。その一つが投資費用の安さです。大型の機器を含んだシステムを購入するわけではないので、初期導入費用が抑えられます。また、インフラ設備の導入がないことはシステム管理者や保守費用、さらには増設やリプレースも必要ないことを意味しています。つまり、初期投資だけではなくトータル的なランニングコストが圧倒的に有利なのです。

海外では既に一般的なクラウドサービスでのミーティング

リモートワークのスタイルは、日本では都心の一部などで広まりつつありますが、海外では一般的です。国土が広大なアメリカでは在宅ワークは今や当たり前の働き方です。遠隔地の社員たちとタイムリーで正確なコミュニケーションをとるにあたり、クラウドサービスを利用したデータ共有や会議開催は必須アイテムと言えます。ヨーロッパの状況も日本に比べると進んでいます。EU内では国境間移動が非常に容易なため、ビジネスパーソンも今では国をまたいでの移動や、リモートワークで執務し、雇用先は隣の国というケースも珍しくないのです。

ソフトのメリットを最大限享受する―BYODという選択肢

最後に、クラウドサービスの利点をより有効活用するハードウェアの新しい流れ、BYODについてご紹介します。「どこからでも様々な端末で」アクセスできることがクラウドの特徴ですが、ワーカー自身が普段使っている端末を利用することでさらなる生産性の向上が可能なのです。従来はオンとオフの端末「2台持ち」がビジネスマンの常識でしたが、現在ではアメリカを中心に自分の機器を持ち込むワークスタイルが広がっています。企業側が業務でかかったコストを負担する形が多く、固定資産を増やさなくて済むという利点があります。

より自由なワークスタイルが業務のさらなる効率アップにつながるのです。

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