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[遠隔コミュニケーションを知る] CCA REPORT

東京オリンピック・パラリンピックを契機に普及する遠隔ミーティング…… テレワークの導入は電話会議から

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2020年、東京オリンピック・パラリンピック競技大会が開催されます。日本のみならず世界中の多くの人たちから注目される一大イベントですが、同大会の開催に向けて、厚生労働省がテレワークの導入・普及を進めていることをみなさんはご存知でしょうか。今回の記事ではその具体的な状況と、テレワーク導入のメリットをご紹介します。

東京オリンピック・パラリンピックの開催期間について

まず最初に、東京オリンピック・パラリンピックの開催期間について、確認していきましょう。

 

  • 第32回オリンピック競技大会
    開会式 2020年7月24日(金)
    閉会式 2020年8月9日(日)
  • 東京2020パラリンピック競技大会
    開会式 2020年8月25日(火)
    閉会式 2020年9月6日(日)

 

開会式から閉会式までの日程は約1カ月半、準備期間を含めるとそれ以上であり、期間中には連休も含まれます。(混雑緩和を目的とした特別措置法により、2020年のみ「海の日」「山の日」「体育の日」の祝日が移動し、開会式の前後は4連休、閉会式の前後は3連休になります)

このように長期間にわたるイベントのため、東京オリンピック・パラリンピックが国内の経済活動に大きな影響を与えることは間違いありません。また、暑さを避けるため、期間中は多くの競技が午前中に開始されます。観覧者の移動が通勤時間と重なることも、注目すべきポイントになるでしょう。

関係省庁と内閣、東京都、経済団体が連携して推進するテレワークの導入

厚生労働省では、総務省、経済産業省、国土交通省、内閣官房、内閣府、そして東京都や経済団体と連携し、東京オリンピック・パラリンピックに合わせたテレワークの導入と普及を推進しています。大会期間中には多くの観光客が詰めかけることから、特に首都圏では交通混雑が予想されるためです。

このような取り組みが行われることになった背景として、ひとつの事例があります。2012年に開催されたロンドンオリンピック・パラリンピック競技大会ではテレワーク普及が推し進められ、その結果としてロンドン市内の約8割の企業が導入を達成しました。

国内でも2020年の開催に先立ち、場所や時間にとらわれない働き方を推進するため、率先してテレワークの導入を行っている企業があります。

顧客企業へのソリューション提案事業を中核とする某社では、東京オリンピック開催期間の2020年7月24日から8月9日に本社をクローズし、約2000人が在宅勤務やサテライトオフィスでの勤務を実施することを決めました。すでに2019年時点でリモートワーク(テレワーク)制度を本格導入、全社活動として最大で週3日、月間10日までの終日利用、部分利用を可能としています。

「テレワーク」とは?その定義と導入のメリットを解説

さて、ここで改めて「テレワーク」の定義について確認していきましょう。テレワークは「テレ=離れたところで」「ワーク=働く」という意味の言葉で、在宅勤務をはじめ、カフェなど出先からのタブレットやスマホを通したモバイルワーク、そしてサテライトオフィスでの勤務など、「情報通信技術(ICT)」を活用し、所属オフィスから離れて仕事を行う勤務形態の総称です。

テレワークの導入は、企業・従業員にとってそれぞれ大きなメリットがあります。

 

【企業にとってのメリット】

  • 人材の確保・育成
  • 業務プロセスの革新
  • 事業運営コストの削減
  • 非常時の事業継続性(BCP)の確保
  • 企業内外の連携強化による事業競争力の向上
  • 人材の離職抑制・就労継続支援
  • 企業ブランド・企業イメージの向上

 

【従業員にとってのメリット】

  • ワーク・ライフ・バランスの向上
  • 生産性の向上
  • 自律・自己管理的な働き方
  • 職場との連携強化
  • 仕事全体の満足度向上と労働意欲の向上

 

(厚生労働省「テレワークではじめる働き方改革 テレワークの導入・運用ガイドブック」より)

 

近年、タブレット、スマホなどの機器やネット環境の充実に伴い、テレワークが身近になったことを実感される方は多いと思います。「働き方改革」の一環として、今後もテレワークはますます多くの企業に活用されていくことでしょう。

テレワークの導入を進めるには?最も利用しやすいのは「電話会議」

テレワークにおいて、まず必要不可欠なのが電話会議を中心とした「遠隔ミーティング」ツールの導入です。遠隔地とのやり取りを行う遠隔ミーティングには、主に専用のテレビ機器や回線を導入する「テレビ会議・ビデオ会議」のほか、パソコンなどのデバイスとアプリケーションを使った「Web会議」、そして一般の電話回線を利用する「電話会議」といった種類があります。

中でも、テレワークを本格的に始める上で最も導入しやすく、コストを抑えられるのは電話会議です。

手元にスマートフォン、あるいは固定電話さえあれば複数人がミーティングに参加できるという手軽さに加え、料金は従量課金制のため、初期投資がほとんど必要なく、利用した分だけのコストしかかかりません。

また、実際に導入する際の手軽さも非常に大きな魅力です。パソコンとアプリを利用するWeb会議の場合、参加者のパソコン環境や通信環境のスペックによって利用しやすさが左右されることが多く、また、専用アプリの使い方もそれぞれのスタッフが習熟する必要があるため、「使い方がわからない」「つながりにくい」といった問題が発生する可能性があります。一般の電話回線を利用する電話会議であれば、導入時のストレスはほとんどありません。

テレワークの導入を考える企業担当のみなさんは、まず電話会議の利用からスタートしてみてはいかがでしょうか。

テレワーク導入に向け、国や東京都では助成金によるサポートも

多くの企業がスムーズにテレワークを導入できるよう、国や東京都では助成金によるサポートを行っています。いくつか見ていきましょう。

 

  • 「時間外労働等改善助成金(テレワークコース)」厚生労働省
    在宅、またはサテライトオフィスにおいて就業するテレワークに取り組む中小企業事業主に対して、実施費用の一部を助成。

 

  • 「ふるさとテレワーク」経済産業省
    地方自治体や民間企業等に対し、地方のサテライトオフィスなどのテレワーク環境を整備するための費用を一部補助。

 

  • 「テレワーク活用・働く女性応援助成金」東京都
    テレワーク機器導入やサテライトオフィス利用を助成する制度。都内の中堅・中小企業が対象。

 

  • 「働き方改革宣言奨励金」東京都
    目標・取り組み内容を定めた「働き方改革宣言」の宣言書を都に申請。申請が認められた企業で、助成要件を満たした利用実績があった場合には助成金を支給。

 

上記は関連する助成金の一部ですが、テレワークの導入に当たり、企業の担当者として心配となるのはやはりコスト面や導入のしやすさです。資金面でのサポートが得られる助成金は、非常に心強い制度であるといえるでしょう。

 

 

今回は、2020年の東京オリンピック・パラリンピック競技大会と、テレワークの推進についてご説明しました。半世紀以上ぶりとなる日本での開催は、きっと大いに盛り上がることでしょう。

同大会の開催を契機に、多くの企業において幅広い働き方が普及するはずです。新時代に合わせたテレワークの導入に向け、すぐにでも実現できる施策として、是非電話会議をご活用いただければと思います。

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