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「電話」は今も最大のビジネスパートナー 電話会議システム導入のための通信コスト削減のツボ

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ビジネスのグローバル化に伴い、海外を含めた複数拠点をつないで会議を行う機会は急激に増えています。そうした中、現在でも多く利用されているのが電話会議です。今回は電話会議導入によるメリット、そして通信費だけではないコスト改善についてご紹介します。

なぜ電話会議なのか?―他ツールと比較して

電話会議はビデオ会議(TV会議)などと比較すると、非常に古くからあるビジネスツールでなじみのある人も多いでしょう。そのメリットは各種会議ツールの中でも最も気軽に使えるという点です。

例えば、ビデオ会議(TV会議)であれば、お互いに顔を見ながらコミュニケーションがとれる反面、ビデオカメラが設置された場所でのみという制約が出てきます。電話会議であれば外出中に携帯電話で参加することも容易にできます。これは参加者が時間を有効活用するというコスト削減に直結しています。営業や修理のために客先を飛び回っているビジネスパーソンにとって、「打ち合わせのために帰社」することは想像以上の負担であり、1時間の会議のために実は倍以上もの時間を費やしていることもあるのです。

また、この「気軽さ」はビデオやウェブベースのシステムに比べて圧倒的です。設備面では基本的には電話機だけでいいので、特にビデオ会議(TV会議)と比べれば初期投資は非常に安く済みます。さらに、「プラグインのインストール」や「映像が止まった」などの技術的なトラブルもなく、参加者とシステム管理者の負担を軽減するという面でも有利です。

海外拠点との連携に最大のコストメリット

電話会議のコストメリットが最もよく出るのが、海外拠点との連携です。物理的な距離や文化の違いによるすれ違いをなくすためにも、本部と海外拠点間での密なコミュニケーションは現地でのビジネス継続のかぎとなるでしょう。ここでも電話による「気軽さ」はその威力を発揮します。電話は万国共通のツールなので、システム管理者から外国語で説明を受けなくても、違和感なくどの国でも受け入れられるでしょう。何よりも国際電話の通話料を大幅に削減できることがコスト面での最大の魅力です。

「通信そのもの」を見直す抜本的なコスト対策

営業パーソンが打ち合わせのために帰社する非効率について触れましたが、実は電話会議導入は抜本的なコスト削減を行う良い機会になります。

新しい会議ツールを導入したのに効果が今ひとつ実感できない、ということはないでしょうか? これは導入に際して、ツール利用のルールをしっかり作っていないことが一因です。時間を決めて目的をはっきりさせた会議を行うという、言ってみればとても基本的なことですが、電話会議利用のルールという名目で周知することができます。

また、システム的に、回線構成の見直しをする機会にもなります。事業規模が大きければ大きいほど「かつて使っていた」設備は膨大です。実は電話回線はその最たる例で、最新の使用状況を調べてみたら必要な量の倍近くも回線が存在していたということもあり得ます。こういった部分を見直すことは、当然ながら電話会議だけではない全社の通信費そのものの低減につながります。

通話料のような目に見えて計算できるコストと、誰でも気軽に使えるツールの可視化しづらいコストの削減。電話会議導入により、この両面はすぐにでも実現可能なのです。

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