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[遠隔コミュニケーションを知る] CCA REPORT

機密度が高い会議に電話会議が選ばれる理由

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企業において、情報漏洩をいかに防ぐかは近年の大きな課題となっています。ネットワークが発達して情報のやり取りが便利になったとはいえ、機密事項や顧客情報が漏れてしまっては元も子もありません。さまざまな遠隔ミーティングツールの中でも、特に安全なサービスと言われる電話会議。今回は、その強固なセキュリティ面について解説します。

企業を取り巻く、情報漏洩リスク

情報漏洩と聞いて、おそらく多くの人が想像するのは、2018年9月に発生した米国SNS企業の流出事件でしょう。外部ハッカーの攻撃によってソフトウェアの脆弱性を突かれ、5,000万ユーザーのアクセストークンが流出しました。アクセストークンとは、一度IDやパスワードを入力すると、その後アクセスする際にはIDとパスワードを入力しないで済むという便利な仕組みですが、この情報を入手することによって、攻撃者はユーザーになりすましてサービスにログインできるようになります。

一度情報漏洩が起こると、企業は莫大な負担を強いられます。損害賠償費用や訴訟費用が発生することに加え、事後対応費用、売上機会の損失、当局等による法的な制裁への対応を迫られます。

JNSA(特定非営利活動法人日本ネットワークセキュリティ協会)が発表した「2017年情報セキュリティインシデントに関する調査報告書(速報版)」によると、2017年1月1日から2017年12月31日までに起こった日本国内の情報漏洩件数は386件に達しています。1件あたりの漏洩人数は1万4,894人、一件あたりの平均想定損害賠償額は5億4,850万円となっており、いかに情報漏洩の被害が甚大であるかを物語っています。

被害の大きさもさることながら、最も無視できない影響は信用の低下です。一度損なわれた信用を取り戻すことは難しく、何倍もの労力を要することは言うまでもありません。顧客情報を含む自社の情報を守ることは、すべての企業の責務となっています。

遠隔ミーティングのセキュリティは大丈夫?

あらゆるものがネットワークにつながる時代、ビデオ会議やWEB会議、そして電話会議といった遠隔ミーティングツールを、社内や取引先との打ち合わせに利用する企業は日々増えています。そうした中で利用者が気になるのは、やはり安全性でしょう。ログイン情報はもちろん、会議中の映像や資料などが流出するリスクは、できる限り避ける必要があります。

多くのサービスがセキュリティの強固さを掲げていますが、ユーザー側は情報漏洩の可能性を常に念頭に置いた上でサービスを利用する必要があります。もっとも有効な対策は、社内に専用のVPN(Virtual Private Network)を敷設し、外部と遮断されたネットワークを構築することですが、WEB会議を実施するすべての拠点にVPNを敷設するとなるとコストも増大します。

暗号化技術を用いたビデオ会議システムやWEB会議システムであれば、仮に攻撃者がデータにアクセスできたとしても、データの中身は暗号で保護されているので安心です。また、会議参加者のアクセス権を制限することにより、高いセキュリティレベルを確保することが可能となります。

そのほかに最近普及しているサービスとしては、クラウド型のWEB会議サービスがあります。気軽に利用しやすく、社内構築型に比べてコストが安価なことが特徴ですが、クラウド型の場合、セキュリティ対策はベンダーに依存せざるを得ず、実際にどのような対策が施されているか確認する方法がないため、その点を考慮する必要があります。

電話会議の高いセキュリティ

さまざまな遠隔ミーティングツールの中でも、特にセキュリティ面の信頼性が高いと言われているのは、電話会議サービスです。電話会議は、固定電話や携帯電話を中心に利用できる音声のみのサービスのため、映像や資料を盗まれるというリスクがありません。

電話会議の場合、参加者には事前に発行された会議パスコードを伝えておき、各自がパスワードを入れることで会議に参加できるシンプルな仕組みとなっています。また、会議パスコードを二重化できるサービスでは、主催者が事前に通知した会議パスコードに加え、毎回異なるバスコードを設定することができ、2つのパスコード入力によってさらに高度なセキュリティを確保できるため、大手金融機関や弁護士・会計事務所など、機密性を重要視する企業や事務所によって多数利用されている、という実績もあります。また、初期費用・月額費用が不要であり、使った分だけしか費用が発生しない従量課金性のため、ローコストで導入できるというメリットもあります。

前項で触れたように、ビデオ会議やWEB会議では、十分なセキュリティ環境を確保するためには専門知識が必要な上、高額な予算を確保しなければなりません。日々の連絡や会議に、セキュリティの高い遠隔ミーティングサービスを安価に導入したい、ランニングコストを低く抑えつつ、自社の情報流出リスクを避けたいという企業にとって、電話会議は最も有効なツールと言えるでしょう。

 

 

社内での重要な意思決定や、外部に漏れてはいけない機密事項についての話し合いは、多くの企業において日常的に行われています。どんなサービスを利用する上でも、情報流出のリスクはゼロではありません。さまざまなサービスを比較・検討した上で導入し、利用時には参加者のアクセス権限を制限するなど、常に安全性が確保された環境を確保することが、日々の業務においてとても重要です。低コストでありながら、セキュリティレベルの高い電話会議を利用することで、不要な情報漏洩リスクを下げ、自社の事業をさらに加速できる環境を構築していきましょう。

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