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[遠隔コミュニケーションを知る] CCA REPORT

働き方改革の一助になる、電話会議のすすめ

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働き方改革についての取り組みが叫ばれている中、数多くの企業が自社の働きやすさについて、より積極的なPRを進めています。日常業務の効率化を促進し、自社の魅力を高めていく。そのために、電話会議の導入はもっとも身近な方法の一つであると言えます。

働き方改革における、各企業の取り組み

2018年6月、働き方改革関連法が参院本会議で可決・成立しました。同法により、残業時間の上限が規制され、年5日の有給休暇取得が義務付けられたことで、違反した企業には罰則が課せられるようになったことは大きな話題になりました。

上記に加え、経産省では、2016年から健康経営を行う優良法人を「ホワイト 500」として認定して表彰を行っています。企業規模に関わらず、従業員の健康管理に取り組む組織を評価し、より豊かな労働環境の醸成に繋げようという試みは、少なからず企業の評価にも影響を与えています。

就活生や転職を考えるビジネスパーソンにとっても「働きやすい企業かどうか」は、大きな関心事です。業務効率の改善に取り組んでいない旧来型の企業は優秀な人材を雇い入れることができず、結果的に企業力が低下してしまう、という時代に突入しています。

電話会議を導入して、働き方改革へつなげる

このように、働きやすさはその企業自体の価値へと直結すると言っても過言ではありません。日本企業の問題点として真っ先に挙げられるのが、長時間労働や労働生産性の低さです。公益財団法人日本生産性本部の国際比較結果によると、日本の「時間当たりの労働生産性」は、データの取得が可能な1970年以降、主要先進7カ国で最下位の状況が続いています。

長時間労働、生産性の低さには様々な要因がありますが、打ち合わせや会議も一因となっていると考えられるでしょう。実施回数に加え、「顔を見て話をしたい」というビジネス文化がまだ根強く残っていることが、理由としては挙げられます。

従来型の会議や打ち合わせを行う際に、会議室の手配や書類作成など、実施に伴う準備に多くの手間や時間が取られてしまい、結果的に労働時間が長くなってしまうことは多々あります。また、複数の営業所や、海外の拠点・企業とのやり取りが必要、といったケースも近年増えてきています。会議や打ち合わせに参加するための交通費などのコストや、移動に要する時間のロスも、企業にとっては頭を悩ませる問題でしょう。日々の事業活動に無駄な時間が発生していないかを常に精査し、改善することは、今や重要な課題となっています。

電話会議は、こうした課題を解決し、労働時間の短縮や、会議・打ち合わせの効率化に大きな役割を果たす遠隔ミーティングツールです。

電話会議で、効率化を進めた企業の事例

ある企業では、長時間に渡る会議と、意思決定の遅さが悩みの種でした。本来、意思決定の場であるはずの会議が、途中から別のプロジェクトに関するディスカッションや現状報告に終始してしまい、重要な議決ができずにまた次回の会議をセッティングする、ということが以前から続いていたのです。

そのため、業務効率化を目的として、約1年前に電話会議を導入。事前にアジェンダ(議題)を共有することで「会議=意思決定」という方向性を明確にし、会議時間も平均1時間程度に圧縮。さらにWEBサイトの更新など、業務の一部を外注化して、外部スタッフとのミーティングはすべて電話会議で進めることにしました。また、産休明けの社員も、リモートワーク(在宅勤務)として重要なプロジェクトを進めることができるようになり、業務を大幅に効率化できるようになりました。

電話会議は、導入コストの安さも魅力の一つです。固定電話回線や携帯電話を使って参加者同士を接続するだけなので、高価な機材を購入する必要はありません。また、多くのサービスは従量課金制を採用しています。使った分だけの費用が請求される、という分かりやすいプランだからこそ、多くの企業にとって導入しやすいサービスであると言えるでしょう。

 

自社の労働環境や生産性には、まだまだ改善できる余地があるはずです。ぜひ電話会議サービスを利用することで、業務の効率化に取り組み、従業員の満足度が高い企業を目指していただきたいものです。

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