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ビデオ会議システムを選ぶ前に知っておきたい、3つのポイント

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さまざまな企業がサービスを提供しているビデオ会議システムですが、実際のところ、選ぶうえではどんなことに注意する必要があるのでしょうか。一度使い始めてしまうと容易には切り替えできないだけに、選定は慎重に行いたいところです。サービスを比較検討するうえで知っておきたい、選定の基準について考えていきます。

「音声品質」は妥協することなく選びたい

ビデオ会議システムを利用するうえで、最も大切な要素といえるのが「音声品質」です。地方の支社や海外拠点など、遠く離れた人とストレスなく話すためには、クリアに途切れることなく音声が聞こえることが何よりも大切といえます。

中には、電話と同じようなものと考え「普通にしゃべることができれば問題ない」と考える人もいるかもしれません。
しかし、機器や通話方式の異なるビデオ会議システムでは、音飛びや音声の遅延があったり、会話のなかに雑音が入ったりしてしまうことも。取引先との大切な会議や、慣れない英語の聞き取りを要求される場面で音声品質に問題があったのでは、大切なビジネスチャンスの損失にもつながりかねません。

まるで目の前に相手がいるかのようにコミュニケーションが取れる、ビデオ会議システムのメリットを最大限に活かすためにも、「音声品質」は妥協することなく選びたいものです。

「料金体系」は利用状況に合わせた柔軟さを求めたい

ビジネスで利用する以上、コストは必須の検討事項です。コストを抑えるためには、利用状況に応じた柔軟な料金体系を選べることが大切となります。

ビデオ会議システムの料金体系は、毎月決まった料金が発生する「定額制」から、利用した時間に応じて料金が発生する「従量制」までさまざまです。料金プランにもよりますが、毎日のように利用するヘビーユーザーであれば「定額制」が、月に数回しか利用しないライトユーザーであれば「従量制」を選べる方が、一般的にはコストを抑えることができるでしょう。

また、通信にはインターネット回線を使うのか、電話回線を使うのかも必ずチェックしておきたいところです。電話回線を利用する方式の場合、サービス利用料金とは別に通話料が発生するので、それを含めたうえでコストを検討する必要があります。

トラブルの早期解決には、オペレーターによる「サポート」がカギに

もう一点、サービスを比較検討する際に重要ながら見逃しがちなポイントがあります。それは、オペレーターによる「サポート」がどのくらい充実しているかということです。いざ会議を始めようとしたときに通信障害が起こったり、音声品質が安定しなかったりしたのではビジネスにはとても使えません。

一般的に、こうしたトラブルが起こった際はサポートセンターに連絡するものですが、自分たちでトラブルの原因を追及しないと対応してもらえない場合もあり、そのサービスレベルは実にさまざまです。
自社にITの専門家がいる場合はともかく、ネットワーク機器や回線を一つひとつ確認して原因究明することはかなりハードルの高い作業といえるでしょう。通信障害の原因が自分たちにあるのか、相手先にあるのか……などと考えていくときりがありません。

こうしたストレスを軽減しスムーズにサービスを利用するためにも、トラブル時にどういったサポートが受けられるかは事前にしっかり確認しておく必要があります。例えば原因究明まで含め、トラブル対応をすべて丸投げできるようなサポートがあれば、IT担当者の負担も大きく軽減されるでしょう。

導入前にはしっかりと比較検討を!

最近ではビデオ会議システムを提供する企業も増えてきているだけに、それぞれのサービスのメリット・デメリットはしっかりと把握しておきたいものです。移動の手間やコミュニケーションの利便性を考えてビデオ会議システムを導入したつもりが、かえって別の手間が増えてしまったなんてことにならないよう、導入前にはしっかりと比較検討するようにしましょう。

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