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[遠隔コミュニケーションを知る] CCA REPORT

経費削減で見落としがちな電話会議サービス提供会社との契約の一本化

C7-4_通信回線費の削減で見落としがちな電話会議システムの一本化

経費削減は、企業にとって常にかかえている最重要課題です。四半期ごとの実績を見て毎回頭を悩ませている担当者も多いのではないでしょうか。必要経費の支出状況を洗い出していくと、電話やインターネットといった通信回線に支払う費用は無視できず、合理化しなければならないことに気がつきます。このとき見落としがちなのが、電話会議サービスに関する費用です。電話料金とサービス利用料から成る電話会議サービス費用、部署ごとに異なるサービス提供会社との契約を一本化する動きが顕著です。

多くの企業が消費税増税後に経費削減を意識

2014年4月から実施された消費税率の引き上げで、物品やガソリンなどの消耗品や電気代などの利用料金が値上がりしました。こうした背景を受け、企業は収益確保のため経費削減に力をいれています。この年の7月、東京商工リサーチは全国の企業を対象に経費削減策についてのアンケート調査を行いました。それによると、有効回答を得た企業3634社のうち、半数以上にあたる1946社が経費削減に取り組んでいます。

同調査の結果を詳しく見ると、経費削減で最も多かったのが水道光熱費、2番目に交際接待費、そして3番目にそのほかの項目として通信回線費が挙がっています。企業は、通信回線費の削減を少なからず意識していることがうかがえます。

気がつきにくい企業内での非効率な通信回線費の出費

通信回線費の内訳として、電話回線やインターネット回線、携帯電話料金といったものが挙げられます。これらを詳細に調べていくと、企業が回線事業者へ支払う料金に無駄があることが浮かび上がってきます。

例えば、インターネット回線や携帯電話を支店や支社ごとに異なる事業者と契約していると、効率的な割引が受けられず余分な出費が生じます。最近は、プロバイダ、固定電話、携帯電話を同一の通信事業者と契約すると大幅に割引されるサービスが打ち出されています。また、企業の経費削減を意識した法人向けの料金体系を提供する事業者も多くいます。複数の候補を比較しながら自社に最適な割引が受けられる事業者と契約すれば、通信回線費の削減につながるでしょう。

通信回線の運用を本社で一元管理するのも経費削減につながります。そのひとつとして、IP電話を用いて各拠点を内線化するシステムを導入すると、電話料金の大幅な削減につながるとされています。とりわけ、全国に支店や事業所を置く大企業であれば、工夫次第でより大きな効果が見込めます。

OA機器の販売等で全国展開している企業で、実際に内線化設備を導入した合理化プロジェクトを実施しています。その結果、年間2億円もの経費削減を実現できたといいます。

見落としがちな電話会議サービス費用の見直し

通信回線費の削減は電話などのインフラに目を向けがちで、通信回線を活用したシステムやサービスを見落としていることもあります。電話会議サービスの利用料金はそのひとつと言えるでしょう。

電話会議サービスにかかる費用は、電話料金とサービス利用料の2つがあります。通信回線の経費だけを抑えても、サービス利用料に無駄があれば十分な経費削減を果たせません。

電話会議システムのサービス利用料が定額でも、通話するたびに料金はかさみます。一方、あまり利用しない月は、定額制が負担になることもあるでしょう。さらに、電話回線と同じように事業所ごとに異なるサービス提供会社と契約していると、利用料金に統一性がないなど無駄が生じています。

機能や料金体系を比較しながら、自社に最適な電話会議サービスを提供する会社に契約を一本化することを考えましょう。そうすることにより、かなりの経費を削減できます。しかも、部署や事業所ごとの利用状況を把握できるので、予算の配分などの管理もしやすくなります。

頻繁に電話会議を利用する企業が経費削減に取り組む際は、電話料金とあわせての合理的な見直しが効果を発揮するでしょう。消費税率が10%に引き上げられる日も遠からずやってきます。今のうちに自社の通信回線と電話会議サービスの経費見直しを検討してみてはいかがでしょうか。

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