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専門スタッフと協力すればここまでできる!IR説明会の完全ネット配信化(後編)

C5-4_専門スタッフと協力すればここまでできる!IR説明会の完全ネット配信化(後編)

前編では、ライブ・オンデマンド、電話会議、そしてビデオ会議(TV会議)システムを駆使すれば、IR説明会をネット上だけで開催できることを説明しました。これを実現するためには、クラウド会議システムを提供するサービスの専門スタッフとの連携が不可欠です。 後編では、IR説明会の完全ネット配信化を実施するにあたっての役割分担や注意点について取りあげます。

議事進行は企業側が担当、配信は専門スタッフに一任

IR説明会をネットだけで実施するには、次の準備作業や役割があります。

  1. 自社会議室の会場設営
  2. 登壇者との事前打ち合わせ
  3. 当日の司会と議事進行
  4. 映像機器の操作やネット配信の運用
  5. 電話会議システムを通じた視聴者からの質疑受付

これらをすべてこなすには、クラウド会議システムを提供する専門スタッフと協力して取り組む必要があります。そのためには、まず自社側の担当者と専門スタッフの役割分担をしなければなりません。

自社の担当者と専門スタッフはそれぞれ実務で培ってきたノウハウを持っています。例えば自社側は、IR説明会の議事進行、専門スタッフはネット配信や電話会議システムなどの技術です。これらを踏まえると、上述の作業のうち、1~3は企業側が受け持ち、4と5は専門スタッフ側が担当すればお互いの持ち味を最大限に発揮できます。

事前打ち合わせとリハーサルを入念に

IR説明会のネット配信は、本番中に不手際を起こすと一大事です。何らかのトラブルで配信が中断してしまえば、IR説明会が台無しになるばかりか、自社のイメージダウンにもつながりかねません。不測の事態にならないようにするために、企業担当者と専門スタッフの間で事前に綿密な打ち合わせを行うとともに、くり返しリハーサルをしておくことが重要です。

打ち合わせでは、企業担当者は決算発表のようなプレゼンテーションや質疑応答といった議事進行の段取りを専門スタッフに伝えます。もし、議事進行の中で他の事業所から遠隔でプレゼンテーションを行いたい場合は、それも知らせておきます。さらに、想定している視聴者数も提示しておくとよいでしょう。これらの情報をもとに、専門スタッフは機器の構成や質疑応答に対応するコールセンターの人員確保を行います。あわせて、当日の映像配信の演出も考案します。

事前打ち合わせの次はリハーサルです。議事進行に沿って映像をテスト配信して、視聴者にプレゼンテーションがわかりやすく伝わっているか確認します。映像配信における改善点がある場合は、専門スタッフに相談すれば対策を考えてくれるでしょう。IR説明会のネット配信はテレビ番組を制作して放映するのと似ています。当日のネット配信を成功させるためには、リハーサルは入念にしておきたいところです。

最初はオンデマンド配信から

これまでにビデオ会議やクラウド会議システムを活用したことのない企業が、IR説明会の完全ネット配信化を実施したいときは、従来の会場形式のIR説明会にライブ・オンデマンドによるネット配信、あるいは電話会議システムのいずれかひとつを試験導入するのがよいでしょう。導入回数を重ねながらシステムも増やしていき、最終的にネットだけでの配信を行うのが最適です。

ネット配信によるIR説明会の実施は、機材やシステムを整えるだけではうまくいきません。企業側にとって、従来の会場を使わないIR説明会とは勝手の違う点を把握するとともに、ネット配信や電話会議システムの特徴を理解することが必要です。

専門スタッフとの良好な関係作りが成功のカギ

IR説明の完全ネット配信化において、専門スタッフとの連携はとても大切です。

はじめてIR説明会にクラウド会議システムを導入する際に専門スタッフとの協力関係を構築すれば、回を重ねるごとにお互いの呼吸がつかめるようになり、チームワークも深まります。なにより、専門スタッフは企業側の議事進行を理解していくため、事前準備から当日の配信に至るまで的確なサポートをしやすくなるのです。そのためには、サービスを継続して利用し、専属のサポートチームを作ってもらえる関係を築いていくのが望ましいでしょう。最終目標である完全ネット配信化は、専門のサポートスタッフの協力があってこそ実現できるのです。

ライブ配信や電話会議システムを最大限に駆使したIR説明会の完全ネット配信化は、実現すれば、投資家やアナリストに大いに評価される取り組みとなり得ます。この機会に自社の先駆的な取り組みとして検討してみてはいかがでしょうか。

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