ビデオ会議・電話会議のコーラス・コールアジア

<アジア生産性機構様>ネット環境が不安定な地域とのビデオ会議は、現場の対応力がカギ。英語によるフルサポートでアジア各国をつなぐ講義を安心開催。

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ビデオ会議研修・教育海外との接続・海外への配信その他

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アジア生産性機構本部から講義の様子を確認。

1961年に発足し日本に事務局本部を置くアジア生産性機構(APO)は、生産性向上を通じアジア太平洋地域の社会経済の発展を支援する国際機関だ。メンバー国を対象に、農工業分野の技術指導などを行っており、その一環としてビデオ(テレビ)会議を利用した講義を定期開催している。今回は、この遠隔講義を担当したコーラス・コールアジア(CCA)営業担当に、当プロジェクトを通してCCAのビデオ会議の強みを聞いた。

ビデオ会議システムを購入せず、コストと利便性の両面を向上。

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左画面:モンゴルの受講者たち。右画面:アジア生産性機構本部。

アジア生産性機構は10年以上前からビデオ会議を利用した遠隔講義を実施しており、その都度、ビデオ会議システムが設置されている外部の会議室を借りていたという。しかし利便性などいくつかの理由から、自社でのビデオ会議システムの購入を検討するに至った。

「担当の方にお話を伺うと、ビデオ会議による講義は1年のうちの30日程度でした。その短期間の為だけに、数百万円~数千万円もするMCU(多地点接続サーバー)を購入するのはもったいないですし、自社でサーバーを管理するのは実際にはかなり大変なことです。そこでCCAにお任せいただければ、MCUを保有せずに必要な時だけ会議サービスをご利用いただけ、事前の設定から講義当日の運営までフルサポートしますとご提案させていただきました」と営業担当は語る。

ネットワークが不安定な地域との接続トラブルを事前検証し万全の準備を。

受講者がいるバングラデシュやインド、ネパールといった国々は、ネットワーク環境があまり整っていなかったり、古いビデオ会議システムを使っていたりすることがある。そのため接続が不安定で、過去には講義期間中に一度もつながらない国もあったという。

「9月の講義実施に向けて、6月ごろから参加国との接続テストを開始しました。ネットワーク環境や使用しているシステムによって、どのようなトラブルが起きる可能性があるのかを検証したり、各国の担当者にビデオ会議端末の操作方法を教えたり、さまざまな準備をして本番に臨みました」(営業担当)。事前に起こりうるトラブルを把握しておけば、講義中に問題が起こった際もすぐに原因究明や解決に役立てることができる。こうした万全の準備体制もCCAの大きな強みだ。

多国籍な受講者に合わせて、準備から当日まで英語でサポート。

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どのような事態にも即座に対応できるよう、CCAスタッフが常に待機。

講義は1回に7~8カ国・計100人ほどが参加する。またひとつの講義が3日にわたって行われ、1日目・2日目は講師によるレクチャー、3日目は受講内容を踏まえて参加者がそれぞれの国で議論の上、発表するという流れになっている。この発表の際、プレゼンテーション資料がうまく表示されないことも多かったことから、万一、発表国のシステムがうまく機能しなかった場合には、東京から発表スライドを表示させるといったバックアップ体制を取った。

一方この講義は、受講者がいるアジア太平洋地域だけでなく、講師陣がいる欧州などともビデオ会議システムでつなげるため、設定に関する各地との事前連絡や当日のやり取りはすべて英語となる。「ビデオ会議を提供する企業の中で、CCAのように英語でフルサポートできるところは少ないのではないでしょうか。その点もアジア生産性機構様にCCAを選んでいただけた理由ではないかと思います」(営業担当)。

現場への密着が可能にする、スムーズな講義進行。

現場では、接続状況の監視のほかにどのような対応をするのか営業担当に聞いた。「細かいところでは、画面の切り替えもリアルタイムで対応します。講義中は講師を大写しにして、受講者から質問があった場合はそちらを大きく表示するといった具合です。また発言の後にマイクのスイッチを切り忘れていると、資料をめくる音などのノイズを拾ってしまうので、遠隔操作でマイクをオフにするといったことも行います。ここまで細かく現場サポートする点も、アジア生産性機構様に非常に評価をいただけたのではないかと思います」。

 

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講義の進行に合わせリアルタイムに画面を切り替える。状況に応じ様々なレイアウトが可能。

 

さらに、CCAのビデオ会議サービスをレンタカーに例え、話を続けた。「レンタカーは店が車の整備をしてお客様が運転しますが、私たちの場合、整備だけでなく、助手席に同乗して『エアコン効きすぎていませんか?』『サイドブレーキは引いていますか?』といったことまできめ細かくサポートするようなイメージです(笑)」。

サーバー管理や接続の監視から会議端末の操作指導まで行う、圧倒的なサポート力がCCAの最大の強みなのだ。

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