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CCA REPORT遠隔コミュニケーションを知る

[遠隔コミュニケーションを知る] CCA REPORT

電話会議がよく使われる理由のひとつは「時差問題」

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国際間のやり取りでは、ビデオ会議やWeb会議ではなく、電話会議が多く使われています。その大きな理由のひとつと言われているのが時差の問題。どの会議でも問題なくコミュニケーションを取ることができそうですが、実は難しい、という現実があります。 今回はその深層に迫るべく、なぜ電話会議が選ばれるのかを各会議のサービス利用者の声を拾いながら考えていきたいと思います。

固定端末のため、社内待機などが必要となるビデオ会議

 ■イギリスのアパレルブランドの日本代理店で働くAさんの場合

「代理店の立場としてはミーティングなど、本国の現地時間に合わせるケースが多いため、残業時間を確保して遠隔会議に臨むことが多いです。時差は8時間。本国が始業する頃、日本では終業時間が近づく時間帯となりますが、いざ会議を始めるとなると本国サイドでは資料の事前準備が必要になり、ランチ後にスタートする可能性があります。日本時間では21時を回ることも多く、会議室にしかないビデオ会議を利用すると、その時間まで会社に参加者全員が待機しておかなくてはならず、退社時間が終電間際になることもよくありますね。」

 

■アジア圏に出張中だったBさんの場合

「数年前、出張先の国民感情が激化し、日本人へ厳しい視線が向けられる時期がありました。その国へ出張中だった私は、現地の工場スタッフから安全面を考慮して、外出場所や時間に制限をかけられました。これまで、現地の終業時間後に生産報告と事業方針の共有のため、現地のエージェント会社のなかにあるビデオ会議を使わせてもらっていたのですが、その企業へ向かうためタクシーに乗ったり、街に出ることは危険だということで、なかなか思うように日本と連絡が取れませんでした。」

プライベートな時間も顔を合わせるWeb会議

■アメリカ人担当者へ早朝に説明を求めたCさんの場合

「アメリカのリゾート施設内で販売する商品のアプルーバル作業を日本で進めていたときのことです。承認時に提出する資料の準備が必要で、日本時間の16時頃、アメリカ人開発担当者に商品の詳細についてWeb会議を使って聞いたのですが、朝夕が逆転するアメリカでは早朝5時。まだ薄暗かったと思います。かなり時差がありますが、生産指示を待機している部署や資材業者への発注のリミットが迫っているときなどは、細かい調整を行うことがあります。東京本社は上長を含めた複数の担当者が揃い、細部を擦り合わせする必要があるため、やむを得ず担当者を電話で起こしてパソコンの前に座らせました。Web会議では早朝の対応でもそれなりに身なりを整えてもらう必要もあるため、眠そうな彼に申し訳なく感じてしまいました。」

 

■休日に駐在先のインドネシアでゴルフを楽しんでいたDさんの場合

「インドネシアに駐在していた頃、現地工場の生産管理を担当していました。生産の繁忙期も過ぎ、久々の休日にゴルフを楽しんでいたのですが、そんなときに日本の本社から連絡がきました。日本では入荷した製品の入庫処理に加え、出荷がピークを迎えるため、社員全員が土曜日出勤をしている時期に入っており、雰囲気もピリピリしていたようです。自宅へ戻りすぐにパソコンに向かい、本社の担当とWeb会議で製品の検品事項を確認し合いました。休みといえどもゴルフウェアに日焼けした顏をのぞかせるには少し抵抗がありましたし、プライベートの時間は数時間程度になってしまいましたね。」

電話会議なら場所を選ばず、必要な情報だけをやり取りできる

以上の通り、国際間のやり取りには時差の問題が発生するため、精神的な負担や、物理的な不具合が起こってしまうケースがあります。電話会議を利用すれば、それらの問題をうまく回避することができます。

電話会議サービスの大きな利点は、場所を選ばず、誰でも明瞭な音声で対話ができることです。移動範囲を拘束されず、帰宅時間を遅らせる必要もなければ、ビデオ会議専用端末が固定されている特定の場所へ出向く必要もありません。さらに、Web会議のように相手の表情をうかがって過剰な配慮をすることなく、重要な情報の確認に集中できる利点があります。そして、通信先のネット環境が異なっていたり整備されていなくても、世界中に普及する電話回線を使って会議参加者と接続できることは、時差問題の解決につながる大きなメリットとなります。

シンプルでスマートな電話会議は、お互いのスケジュール調整や所在地の把握など、会議を実施するためのたくさんのプロセスを減らすことができ、時差や心理的負担などの垣根を取り払う、非常に効率的な遠隔ミーティング機能を担ったサービスなのです。

 

いかかでしたか。海外とのミーティングは早朝、深夜など時差があるため、その時間まで会社で待機することが難しかったり、プライベートな時間帯にお互いの顏を見合わせて気まずい思いをすることがあります。電話会議は必要な要件だけを簡単に個々で伝達でき、お互いの活動時間を最大限に考慮した遠隔ミーティングサービスではないでしょうか。

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