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CCA REPORT遠隔コミュニケーションを知る

[遠隔コミュニケーションを知る] CCA REPORT

経費削減のシステム導入と従来の「人間くさい」会議のバランスが大切

C11-4_出張費削減に効果をもたらすビデオ会議や電話会議_人間くさいやりとりのできる従来の会議も忘れずに

ビデオ会議(TV会議)や電話会議といった遠隔会議システムを導入すれば、会議出席のために従業員が本社へ出向く手間が省け、結果として出張にかかる交通費や宿泊費の削減につながります。とはいえ、「だったらいっそのこと、すべての会議をシステム化してしまおう」と考えるのはいささか早計です。直接対面しての会議だからこそ使える手が、遠隔会議システムを使うとできなくなるからです。それは「人間くささ」です。

ビデオ会議や電話会議ですべての会議を代用できると考えるのは禁物

ビデオ会議や電話会議システムは、出席者が同じ場所に居合わせなくても、映像や音声によって対面による会議と同等のやりとりを実現できます。こうしたシステムを使う利点は、何といっても出張時間や交通費の削減です。実際、導入している企業の担当者からは、出席者が本社へ出向く回数が減り、出張にかかっていた諸経費の削減を果たせたとの声が寄せられています。

企業内に遠隔会議システムを導入するのであれば、業務効率の向上や経費削減といったメリットは最大限に引きだしたいところです。従来のやり方を廃して、あらゆる会議を遠隔化してしまおうと大胆な発想も思い浮かぶかもしれません。ところが、あらゆる会議をすべて遠隔化すると、議案の採決や意志決定が思うようにできないことがあります。理由は、通常の会議と遠隔会議では引きだせるメリットが違うためです。

気がつきにくい通常会議でできた人間くさいやりとり

対面の会議では次のようなことが容易に行えます。

  • 会議中に隣の人と小声でやりとりする
  • 会議後の親睦会や内輪の談義
  • 対面による腹を割っての率直な議論

これらはどれも、当事者がその場にいるからこそなせる「人間くさい」やりとりです。重要な会議となれば、駆け引きや根回しのような表に出てこないコミュニケーションが決議や意志決定に反映することはよくあります。さらに、会議後に開く懇親会で、次の会議の効率的な進め方について話し合うこともあるでしょう。

また、ビデオ会議では相手の表情こそ見られるものの、緊迫した雰囲気は十分に伝わるとは限りません。議論が平行線のまま妥協点が見いだせない場合、相手と面と向かった話し合いをすれば率直な意見が引きだせることもあります。また、真っ向から意見をぶつけ合うときは、目の前に相手がいたほうがその効果が大きいといえます。

遠隔会議は従来の会議との併用が効果的

ビデオ会議や電話会議はITを駆使した画期的なシステムですが、従来の会議で繰り広げられた人間くささがにじむやりとりにも重要性があります。重要な決議や意志決定をする会議となれば、理屈抜きの駆け引きが多くなるでしょう。だからこそ、遠隔会議システムを導入しても、すべての会議に置き換えることはせず、従来の会議と併用していくことが大切です。

会議にかかるコスト削減は数値化すると明確に分かりますが、人間くさいやりとりは数値化できないため、その良さを気がつかぬうちに見落としてしまいます。しかし、目に見えない効果こそが会議を有意義にさせていることもあります。遠隔会議システムは、数字で表せる効果ばかりにとらわれず、対面によるコミュニケーションの大切さも考慮に入れて適材適所に活用していくのが望ましいでしょう。

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